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浅议基层检察院档案管理人员专业发展对策

职称驿站所属分类:民商法论文发布时间:2019-12-06 09:24:56浏览:1

随着机构改革的深入推进,基层检察院的科室职能得到优化和完善。基层检察院档案管理水平已经大大提升,档案室的各类基础设施逐步得到完善,检察档案的服务和管理水平得到加强

   近年来,随着机构改革的深入推进,基层检察院的科室职能得到优化和完善。基层检察院档案管理水平已经大大提升,档案室的各类基础设施逐步得到完善,检察档案的服务和管理水平得到加强,在此背景下,档案资源也得到有效开发和利用。与此同时,基层检察院档案管理工作中还存在一些不容忽视的问题,严重影响着检察机关核心业务的开展,对此,我们要正视问题,科学应对。

  关键词 检察院工作 档案管理 存在问题 对策建议

  中图分类号:D926.3 文献标识码:A DOI:10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.10.361

中国检察官

  《中国检察官》(半月刊)创刊于1999年,由最高人民检察院主管,检察官学院主办。本刊坚持“为人民服务,为社会主义服务”的出版方针,力争促进“百花齐放,百家争鸣”,把坚持将服务社会放在首位,以实现社会效益与经济效益相结合。

  一、检察档案的定义和内涵

  档案是指人们在社会工作和生活中产生形成的具有保存价值的原始记录,是对社会生活留下印记的再现,其突出反映事物的本质属性。检察档案也是档案的一种,它具有其他档案的所有特征。检察档案是检察机关依法保存的,对某一事件或任务相关资料的归并、整理形成的书面或音频文件资料。其内涵丰富、涵盖面广,包括文件资料、案件诉讼材料、调查取证资料、会计账目凭证等等,同时也包括视频和音频材料,其也是档案文件的重要组成部分。这些检察档案资料记录重要事件或任务的重要证据和相关过程,以便随时查阅和学习还原当时的事件场景。档案工作起着记录历史,供人学习借鉴经验教训的重要意义,它推动社会发展和进步。随着经济社会的不断发展,新技术、新问题、新形势不断变化,各种技术手段运用到检查档案管理当中,检察档案管理工作也应适应新形势、新要求,不断满足检察业务开展的需要。

  二、检察档案的突出特点及其重要性

  检察档案除了具有普通档案的历史记录功能外,其特殊功能性体现以下几个方面。一是检察档案可以用来判断有关争议案件的判断是否错误,相关嫌疑人是否构成累犯,是否存在不作为犯罪。例如,可以对通过对档案的查阅,对犯罪嫌疑人以往的行为进行全面检查,可以以确定他以前有没有犯罪记录和不良行为,是否构成累犯、惯犯,这将成为法院量刑定罪的重要依据。二是可以为案件侦查和判定提供經验借鉴。对于资料不完善、审判依据不足的一些疑难案件,通过对过往相似案件检察档案的查阅和还原,可以了解案情,为处理当前疑难案件提供参考借鉴。以及时理清思路,缩短办案时间,提高检察办案效率。三是收集基础数据,形成大数据,可作为研究和分析的基础,为领导决策提供服务。近年来,司法机关通过查阅相关档案、核实证据、寻找相关依据,对有关冤假错案进行了纠正。四是可以分析解决一些信访案件。对于一些长期上访申诉的信访案件,相关部门也可以通过查阅案件资料,了解案件的全过程,并判断是否程序合理、公平公正,并将相关复合结果及时告知当事人,对化解信访案件,促进息诉罢访起着重要作用。同时,检查机关依法对案件进行复核,对过去的档案进行核查认定,有利于促进司法公正。总之,检察档案除了具有档案工作的特点外,还起着促进司法公正、维护社会稳定的重要作用。结合不新时代的发展需要,对检察档案工作的科学管理和服务应用提出了新的更高要求。

  三、当前基层检察院档案管理现状及中存在的突出问题

  (一)档案管理意识不强

  在基层检察院,尤其是区县一级的检察院,数量最大、比重最高的检察档案是诉讼档案,由于其内容业务性强,涉及的专业知识多,因此,其制作、整理大多依靠相关业务人员。目前,在侦查、诉讼等部门相关档案的制作收集和归并整理多由办案人员或科室自行完成,然后移交档案管理科室,没有形成专人专职化编制管理档案的意识和职责。办案人员和科室将主要精力放在核心业务上,认为档案工作只是辅助,只要将案件的文件整理装订并提交档案室就行了,就没有明确的档案移交期限。办案人员档案移交积极性、主动性不够,需要档案管理人员监督和催办,且档案资料不完整、不规范、程序不到位的现象时有发生,影响了档案管理工作健康稳步发展。

  (二)档案管理人员素质待提高

  基层检察院人少事多的问题较为突出,因此,县区一级检察院很难做到档案管理人员专职化、固定化。在工作实际中,大部分县区一级检察院的档案管理人员大多由检察院办公室工作人员兼任,由于他们身兼数职且平时工作任务繁琐、工作量大,档案管理工作不能兼顾,导致档案的编制收集和归并整理档不及时、不完善,缺乏及时有效的监督。同时,基层检察机关人员不稳定,综合岗位人员变动快,档案交接工作不能及时进行,导致一些档案监管工作成为真空地带。现有的档案员熟悉检察业务,有快速、容易掌握的能力在检察诉讼文件整理和归档,他们很少或没有的知识要点和细节的文件的大部分文件和档案,档案类别的安排导致混乱,不规则的存储安排密集书架上,没有指导的迹象。像科学这样的问题已经存在很长时间了,不能有效地解决。但是,文件、会计档案、基础设施档案等档案的整理和归档,分类较多、较为零碎,是我们无法掌握的。此外,档案管理人员缺乏专业素养。检察院注重招录法律专业人员,很少引进专业档案管理人员,也在日常工作中,档案管理的日常专业培训不足,也影响了档案管理工作的有效开展。

  (三)档案管理方法落后

  一是档案编制管理不够及时高效。没有及时归并整理的档案,处于零散的状态,不能形成证据链和制度闭环,其发挥的作用有限,不能及时有效的为领导决策提供参考依据。在档案管理过程中,没有结合科技信息手段,来对档案工作进行信息化管理,导致案件的收集、利用和发展严重脱离了现代档案管理理念。二是档案信息化工作推进较慢。在科技发展和信息化技术的背景下,检察答案信息化录入、检索及日常服务工作需要硬件投入,并且要耗费大量的人力物力,检察机关的的档案管理工作,要求上下级检查院保持一致性和协调性,档案信息化工作需要自上而下的推动。如果上级推进不及时,下级也只能观望,不能及时进行有序的推广,因而效率不高。

  (四)检察档案使用不合理

  一方面,基层检察院音像等电子语音档案的收集和保存工作滞后,不能有效服务与检查业务工作。同时,基层检察院档案收集和管理工作中厚此薄彼现象比较严重。基层检察院更注重诉讼档案的整理和收集,常常忽视了文书档案。重视侦查和反腐德等案件的档案收集,却忽视了民事行为、公诉和监狱案件。这不利于检查档案完整性、系统性档案的构建。同时,在档案管理过程中,档案的服务功能不足,查阅、检索,服务不便,不能有效服务检察工作,大量信息资源不能得到有效利用。

  四、提升基层检察院档案管理水平的对策建议

  近年来,一大批高学历、高素质的青年通过公务员考试的方式加入检察队伍。但由于检察系统检察业务工作任务繁重,将档案管理看作办公室日常工作,对其的重要性重视不够,导致档案管理人员不稳定,职业成就感不强。因此,加强档案管理专业建设是提高档案管理水平的有效措施。

  (一)加强制度建设,优化档案人员评价机制

  一是制定基层检察院档案管理专业标准。档案管理的专业与否,科学有效的评价标准起着至关重要的作用。要想提升基层检察院档案管理水平,必须制定科学合理、系统规范的档案管理专业标准。对档案管理人员工作职责、工作内容、档案制作编制等具体内容和要求进行明确界定,为档案管理人员开展工作提供具体的指导标准。二是构建档案管理人员专业发展评价体系。根据档案管理人员收集的文件、归档资料、装订、归档资料及进行档案核查,对每一个工作细节进行全过程记录、考核,每季度定期考核,每一环节结束前对季度业绩进行综合评价,做出最终评价,然后根据评价结果对优秀档案工作者给予物质和精神上的奖励,鼓舞士气,营造争当第一的良好氛围。同时,对如何做一名优秀的档案管理人员明确要求,畅通其职业晋升通道,并加大优秀档案管理人员的表彰和选拔力度,让他们心中有标尺,行为有动力。

  (二)搭建学习交流平台,增强职业荣誉感

  基层检察机关为档案管理人员搭建学习交流平台,促进档案管理人员相互学习、相互借鉴、共同成长进步。并鼓励档案工作人员大胆走出去,利用对外学习交流的积累经验,如到上级检察院和其他同级业务部门开展交流学习,学习他们的先进经验和优秀做法,让档案管理人员在工作中交流经验和不足。同时,培养档案管理人员的职业荣誉感,应明确档案工作的重要性及其专业角色定位,提高自身素质和能力。档案管理人员要热爱自己的工作,坚信自己在档案管理岗位也能取得优异的成绩。通过不断积累档案管理经验,理清思路,优化工作流程,将档案管理工作与提升自身素养相结合,积极撰写相关论文,参与研究课题,在工作中加强学习研究,在不断实践中成长进步。

  (三)加强档案人员培训教育,优化档案服务水平

  一是加强档案管理工作业务培训。经常组织档案人员职业素养培训和专题业务培训,通过日常培训培训,档案管理者提升素养,提高档案工作的认识程度,增强职业荣誉感和工作責任感,进一步增强服务意识、和创新意识,为做好基层档案工作打下坚实的基础。二是提升档案管理信息化水平。通过计算机打造优质高效的档案管理系统,对现有的档案整理、编目、存储、进行优化,着力打造方便、高效的档案管理系统并充分发挥在调查和统计工作的作用。同时,要高度重视并积极推进重要、易损、高利用、珍贵、重要档案的数字化进程,将其转化为电子文件,做好备份工作,实现永久性保存。三是优化档案服务工作。档案管理人员的工作应具有前瞻性,注重平时收集和利用档案的需求,从被动的“坐等借阅”服务转变为主动服务。要熟悉档案馆档案,熟悉档案馆档案的内容、组成、数量、存放位置、档案利用价值,提供准确、系统、完整的档案,满足档案借阅者的需求。档案管理人员在及时提供档案信息资源的同时,应当评估重大活动的价值,积极收集有关重要文件和资料,确保重要档案资料在发生紧急情况时能够及时归档。

  五、结语

  随着时代的进步和科学技术的发展,信息化程度越来越显著。传统的手工档案管理模式已经不能适应当前档案管理的现状。因此,基层检察机关应结合实际,在培养档案工作专业人才的同时,加强档案信息化建设,做好档案服务工作,更好地为检察事业的发展服务。

  参考文献:

  [1]杨滔.XX人民检察院裆案管理系统研究与分析[D].云南:云南大学大学,2015.

  [2]陈燕女.现代信息技术对单位档案管理的影响和对策[J].科技经济导刊:科技经济信息化,2018,26(10):21.

  [3]张华.单位档案信息化建设存在的问题与发展对策探析[J].信息技术:西安复合航天材料研究所,2017(4):221.

《浅议基层检察院档案管理人员专业发展对策》

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