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企业档案管理中的社会化问题分析

职称驿站所属分类:工商企业管理论文发布时间:2019-06-22 11:16:01浏览:1

随着时代的发展以及社会主义市场经济的不断进步,企业之间的竞争日趋激烈,有些企业在注重提高产品销量的同时还注重企业基本运营成本的降低,企业档案管理的社会化问题就此被提出。

   随着时代的发展以及社会主义市场经济的不断进步,企业之间的竞争日趋激烈,有些企业在注重提高产品销量的同时还注重企业基本运营成本的降低,企业档案管理的社会化问题就此被提出。企业档案管理社会化不仅可以有效降低企业各项成本,还能在一定程度上提升企业的综合管理水平。因此,有关企业档案管理的社会化问题的探讨,备受社会各界的关注。

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  市场经济的不断发展使企业的各种管理方式与手段,在日益改进与更新,而对于企业来说,档案管理是一项十分繁琐且工作量极大的工作,不仅耗时还耗费人力资源,在一定意义上影响了企业的发展与进步,因此,不少企业为了进一步提高管理效率,都尽可能运用合理的手段,实现企业档案管理的社会化。企业档案管理社会化实质是,企业档案的外包服务,将企业的部分或者全部的档案管理工作,交由专门进行档案管理的个人或者组织完成,从而节约企业的相关成本,减轻企业的负担,为企业档案管理水平的提高及长足发展奠定扎实的基础。

  1企业档案管理社会化的可行性

  1.1企业档案管理社会化是一种必然的时代发展趋势

  相对来说,企业的档案管理并不是表面上看到的简单与轻松的工作,它比较繁琐、单调、复杂,需要企业在这方面投入必要的人力、物力,长此以往,必然会耗费企业不少的经营成本,影响企业的可持续发展。而企业档案管理进行外包可以使企业的档案管理工作更加专业,节约企业成本,符合时代与社会发展的要求,从而提高企业的核心竞争力,进而为企业的长足发展提供更多的契机。

  1.2科学技术的发展使企业档案管理的社会化有了必要支撑

  各种新型科学技术的不断发展与进步,为社会各行各业提供了坚实的科技支持。在企业档案管理工作中,科学信息技术的融入,使档案管理工作变得更加便捷、高效,专业档案管理部门在对企业档案进行管理时,可以凭借科学信息技术的重要力量,搭建专业的网络技术管理平台,并运用搭建的平台与委托企业进行实时的交流与沟通,实现档案管理的科学化。与此同时,在条件允许的情况下,更多的档案信息能够被共享与利用,间接地提升了企业档案的价值,这为企业档案管理的社会化提供了更多的机会和空间,督促企业与时俱进。

  1.3中介的高质量服务为企业档案管理的社会化提供了重要保障

  在企业档案管理方面,国家相继出台了不少政策,对其进行明确规范,相关专业的档案管理部门在参照档案管理政策方针的基础上,与委托企业进行必要的沟通与交流,并根据企业的要求对档案进行正规化管理。另外,被委托的中介管理机构依照严格的工作方法与工作要求,对企业档案进行专业化的规划与管理,尽可能地在更大程度上提高企业档案管理水平,这种高质量的中介服务为企业档案管理工作,提供了高质量的服务保障,使企业档案管理的社会化有了更多的可能。

  2实现企业档案管理社会化的良好对策

  2.1构建完善、合理的质量监督体系

  首先,相关档案行政管理部门要对档案管理中介机构进行必要的监管,要对其工作制定必須遵守的规则与规章,并审查其执业资质,同时还要注重强化与工商管理部门,以及相关中介监督管理机构的合作,对档案管理中介机构进行注册与登记,使其工作符合政策法规的要求。其次,企业也要从各个方面监督档案管理中介机构的工作,要与中介机构签订合理的安全保密协议,并明确规定双方的责任与义务,从而进一步提高中介机构的责任意识与安全管理意识。再次,档案管理中介机构也要加强自身的监督工作,除了制定严格的工作规范外,还要实施科学的档案登记制度,严化档案的出入机制,确保企业档案实现更加安全、高效的管理。

  2.2加强档案行政部门的宏观调控力度

  为了在更大程度上提高企业档案社会化管理的水平,相关人员需要结合实际加强档案行政部门的宏观调控力度,为各项档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。具体来说,其一,在强化政策研究与立法工作方面,各地各级的档案行政管理部门要考虑当地的实际发展情况,制定更为可行的行政规章或法规,地方的档案法规应对档案管理中介机构的从业资质、经营范围、工作人员素质、档案行政机关监督,以及管理标准等进行明确规定,尽可能地增强宏观调控的力度。其二,档案行政部门可以考虑尝试成立监察小组,定期或者不定期地深入档案管理中介机构的日常工作中,以“微服私访”的形式,真正了解中介机构的实际工作情况,对于发现的问题,要及时督促其进行整改与完善,并给予其必要的政策扶持与帮助,从而使中介机构的工作符合相关要求,为企业档案管理的社会化提供更多的活力。其三,在强化立法与政策研究方面,各地各级的档案行政管理部门还要结合不同中介管理机构的实际情况,对其内部的运行状态进行网络化的实时监督,确保中介机构的工作流程与管理标准等符合相关要求,清晰地把握与了解中介机构的规模以及问题,从而在一定程度上弱化,直至避免无序竞争等不良现象,促使我国企业档案管理社会化早日实现更加科学化的市场发展目标。

  2.3强化集中统一管理

  企业要想进一步推动档案管理的社会化,就要重视对档案进行集中统一管理工作,从而为档案管理的社会化提供保障。传统意义上的企业档案管理是由企业内部相应机构负责的,会根据员工的文化程度、工作级别等对档案进行划分,这样的管理手段很容易使档案管理工作出现混乱、无序的现象,不利于档案管理水平的提高。而企业档案管理实现社会化后,可以更好地实现集中统一管理,在更大程度上提高档案管理质量。因此,企业在把档案管理工作交给中介机构负责的过程中,要关注档案集中统一管理的实时情况,并要设置专门的机构与人员,对各类档案进行检查与归类,确保提供给中介机构的档案能够更加规范、准确,为档案管理社会化水平的提高,做好强有力的铺垫。另外,由于有时对人事档案的疏忽,企业员工在入职以后,档案还保存在自己手中,致使企业不能对其进行统一管理,从而出现弃档或者档案流失的不良现象。所以,企业要认真核对每一位员工档案的落实与管理情况,并制定统一的统计表格或录入系统,确保每一位员工的档案都记录在案,保证档案的集中统一管理以及档案管理社会化的合理性。

  3结语

  企业档案作为企业发展与进步的重要记载,是重要的分析与参考资料,能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化,不论是对提高企业档案管理水平,还是促进企业发展等方面,都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程,企业及其他专业机构,需要从管理与技术等不同方面出发,逐步将企业档案由企业自身负责,转化为社会专业机构托管,进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。

《企业档案管理中的社会化问题分析》
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