现代化档案管理目标浅析

来源：职称驿站所属分类：信息管理论文发布时间：2011-08-26 09:48:13浏览：次

　　随着档案工作的迅速发展，传统的手工管理已经不能适应现代经济工作发展的需要，这就提出了档案管理工作一定要逐步实现现代化管理。从某种意义上来说，档案管理现代化的水平和发展，很大程度将取决于计算机技术应用的深度和广度。因而，探讨现代化技术在档案管理中的应用是今后档案管理的方向，其用现代化管理方法在档案中发展规律和特点，研究它们之间的客观关系，分析各种外部因素对它们的诸多影响，从而真正把握在档案工作中应用计算机技术的方法与规律是十分必要的。
　　一、档案的基本特点
　　档案是科技资料有史以来最早产生储存的文献之一，也是现代化科技、经济社会信息的重要部份。档案是原始的历史记录，不是事后编写的材料，而具有记录性和原始性集于一体的特点。档案的产生与存在，始终源于其专门的形成单位，并由此构成档案文件之间的外在和内在联系。档案的积累性和历史联系性的特点，使得档案存在和传递的形态及保存与其他资料有所不同，它要求尊重档案来源与原始的记载内容等方面固有的联系，维护保证档案文件形成体系的历史面貌和历史记录，只有这样，才能有效地发挥档案信息资源特有的作用。档案资料的种类和形式丰富多彩，范围相应广泛，一些历史悠久、有些比较特殊的档案，要进行专项保管，有些资料与图书等有一定关系或部分重合关系，为此，对具有重合关系或多重性档案的利用，就要求档案保管部门和图书管理部门等单位密切联系，相互协作使各类档案发挥其所利用的价值,为各领域开发建设服好务。
　　二、计算机的特点
　　计算机是目前社会比较大的科技成就之一，它在各领域的应用中十分广泛，从它诞生的第一天起，就以其作为人类大脑延伸的一特殊性能，它具有巨大的信息存储和永久保存的能力、能按照人的思想和指令提供高度自动化的工作方式，具有惊人的运算速度，极高的计算精度和极强的逻辑能力。计算机在数据处理方面的卓越功能，又主要表现为数据的存贮、数据的自动分类、排序、数据的运算、数据的检索、数据的效验及数据的远距离传输和计算机办公自动化及图纸的存储，在流动、传递等方面为人类做出了很大的贡献。
　　三、计算机在档案管理工作中的应用
　　作为现代化重要工具和手段的计算机技术，应用在档案管理工作中以势在必行。现在的科学技术计算机的迅速发展，以及计算机汉字处理取得突破性的成就，为计算机在档案管理中的应用创造了有利的条件。
　　在上述档案工作中运用计算机管理各种系统的基础上，通过对以收集、积累的大量的原始、真实的档案资料进行多层次、多范围的储存，客观地揭示档案各项工作的规律及相互之间的内在联系，从而为计算机在档案管理工作中，档案学的理论研究提供客观、科学的依据和资料，以及辅助档案行政管理机关对档案工作的改革作出科学的决策，使档案管理工作步入一个新的时代。
　　四、档案工作要建立标准化目标管理
　　档案工作实行标准化目标管理，是档案工作现代化的基础部分，它包括档案工作业务的规范化、档案术语的标准化以及档案工作技术与设备的标准化等一系列内容，可以说，没有标准化就没有档案工作的现代化。例如，为提高档案检索效率而建立的档案计算机检索系统，必须以标准化为基础，即在数据库建设中采用统一的标准，如统一的著录项目，数据形式，著录规则，统一的分类和语言规范等，只有如此，才能保证有较高的检索效率和检准率。必须在建档之初就制定统一的标准，即标准化目标管理要走在前头。
　　五、应用现代化技术与设备维护档案的完整与安全
　　维护档案的完整与安全，延长档案的寿命是档案工作者的基本任务之一。随着现代化技术的发展，档案载体形态、结构、耐久性等发生了很大变化，这就是对管档案工作者提出了更高的要求，即如何根据各种档案的特点，尽可能地减少人为或自然因素对档案的损毁，延长档案的寿命。档案工作者认识到这个问题的解决措施，就是采用先进的库房设备和档案保护技术。
　　长期以来，档案工作者都重视改善档案保管条件。许多档案保管场所都发生了很大的变化，馆内设有专门防火安全设施、除尘消毒等专门工作间，有的还实现了库房温湿度的自动控制，安装了计算机自动监视库房温湿度系统，自动记录，如果与要求不符，就会主动显示在荧光屏上，并通知控制系统进行调整。此外，在档案的修复、加固、字迹恢复等方面应用现化技术也都取得了一系列研究成果，档案在近些年的管理工作中，有了很大的改观也取得了可喜的成绩。
　　六、加强档案管理工作人员的专业化知识培养
　　进一步提高档案工作人员的专业知识，是对档案管理工作的质量提高，现代化档案管理工作比较复杂，要想做好档案工作就需要一大批受过专业培训的档案人员，他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且能够掌握档案工作中的先进技术和设备，成为档案工作现代化的实施者。档案人员的专业化具有两方面的含义，一是具有较好的素质和职业道德，具有较高的科学文化知识水平，能够较快地学习和掌握现代化的管理技术和方法；二是有一定的档案业务专长，即除了掌握档案工作的基本理论和技能外，还要精通档案工作的某一方面或某一领域，成为该方面领域的内行和专家，从宏观上说，一个国家的档案工作队伍或一个档案机构的档案人员，应由精通档案业务、善于科学管理、掌握现代技术的各方面人才组成，只有如此，档案工作才有可能适应社会发展的需要。
　　综上所述，档案工作的现代化具有丰富的内容，如果把档案工作技术与设备和组织管理的科学化作为管好档案工作的目标，那么档案工作的标准化进程就更为坚实，专业化的档案人员就是技术娴熟的实施者，缺乏任何一个条件，档案工作现代化都无法实现。
　　实践证明，档案实行现代化计算机技术管理有其深渊的意义，既是现代化发展对档案工作提出的具体要求，又是档案部门充分调动各方面的积极因素，也是档案实施标准化目标管理的实施过程，档案管理工作效率也有了很大的提高，同时它也标志着档案从经验管理向科学管理的迈进，使档案管理为社会主义经济建设服好务。
　　