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机关事业单位档案管理数字化技术应用分析

职称驿站所属分类:信息管理论文发布时间:2021-10-16 09:10:17浏览:1

在机关事业单位档案管理中,数字化技术对提升管理效率和管理质量具有很重要的影响。现阶段机关事业单位认识到数字化技术在档案管理中的运用优势,通过建设数字化档案管理制度、构建数字化档案管理系统

   摘 要:在机关事业单位档案管理中,数字化技术对提升管理效率和管理质量具有很重要的影响。现阶段机关事业单位认识到数字化技术在档案管理中的运用优势,通过建设数字化档案管理制度、构建数字化档案管理系统、有效处理纸质档案资料、提升档案管理服务水平等方式,促使档案管理工作得以有效开展。对于实践开展不良的情况,探讨数字化技术应用情况,为机关事业单位档案管理良好开展提供支持。

  关键词:机关事业单位;档案管理;数字化技术

陕西档案

  《陕西档案》(双月刊)创刊于1984年,是陕西省档案学会主办、陕西省档案局主管的融档案、文秘、史学于一体,集新闻性、学术性、指导性、知识性于一体,并具有陕西特色的综合性档案专业期刊,国内外公开发行。

  基于机关事业单位档案管理实际,数字化技术的运用对档案管理工作良好开展具有很积极的影响。结合机关事业单位档案管理特点,采用数字化技术,不但能够提升档案管理服务水平,同时也避免了资源浪费。因此,有效运用数字化技术,是档案管理工作的重要选择,也是机关事业单位未来发展的重要方向。基于此,在机关事业单位档案管理中,应探讨数字化技术的具体应用,促使档案管理工作得以良好推进。

  一、机关事业单位档案管理数字化技术应用必要性

  机关事业单位中的档案管理是比较重要也是很庞大的一个模块,其工作形式的先进性和工作开展的效率性,对于机关事业单位良好运行具有至关重要的作用。在传统档案管理工作模式的影响下,无论是工作人员的工作能力还是技术使用都具有很明显的局限性,而管理理念的落后使得管理工作具有明显的滞后性,同时,也没有相对完善的制度作为支撑。机关事业单位的档案多以纸质化形式体现,纸质材料的特殊性对于保存方式和保存空间具有很高的需求,使得管理工作开展困难非常大,经常会发生材料丢失、管理混乱、处理麻烦等问题。机关事业单位的人员构成平均年龄比较大,尤其是很多年纪比较大的工作人员文化程度较低、管理理念落后,同时,针对年纪比较大工作人员的培训非常少,导致档案管理工作的开展所能实现的科学性和先进性非常有限。长此以往,机关事业单位的档案管理工作会面临很大的问题。而通过当前时代的高速发展,很多年轻群体进入机关事业单位,使得很多现代化技术得以步入档案管理工作当中,档案管理工作的高效性和先进性具有极大的提升。数字化技术的优势随处可见,其无论对于更新管理理念还是革新管理模式都具有十分突出的作用。数字化技术的引入是时代发展的必然,是机关事业单位进步的必要途径。具体体现方式如下:

  首先,机关事业单位以往的档案资料都是纸质形式,无论是管理还是借阅都很不方便。传统形式下档案管理方式是将纸质档案放置在档案柜中,同时,柜门上会张贴一张资料目录,在查找档案资料时也主要依靠这些目录,但是,问题在于如果工作人员出现漏看错看的情况,不利于之后的工作开展。而通过运用数字化技术,只需要输入关键词,其管理平台就会提供相应的文档,无须花大量的时间去寻找。同时,借阅环节也不必经过一步步的审批,只需要在平台上提交申请即可。其次,纸质档案在分散严重的情况下,档案管理部门想要实现档案资料的全面化管理非常困难。而在数字化技术的加持下,档案资料提交很方便,能够极大避免资料分散情况。同时,数字化管理平台具有的销毁功能,在提升档案资料安全系数的同时,也促使档案销毁工作更加便利,避免了对纸质资源的浪费。最后,通过对数字化技术的运用,避免了很多安全隐患。针对纸质档案开展的保存工作对人力和物力要求很高。比如,如果档案室比较潮湿,很有可能会导致档案受潮发霉;而如果档案室比较干燥的情况下,很有可能会导致档案烧毁。而将纸质档案转变为电子档案,无需放置在档案室,也无需注意过多的问题,档案就能够实现有效的管理,不必定期花费大量的时间维护管理,充分提升了管理工作效率。

  二、机关事业单位档案管理数字化技术应用策略

  1.建设数字化档案管理制度

  从现阶段机关事业单位档案管理工作开展的情况来看,应该进一步加强对数字化技术的运用,树立数字化档案建设目标,明确机关事业单位档案管理未来发展的方向,进而促使档案管理制度建设良好推进。从当前社会发展的趋势来看,数字化技术已经逐步深入到人们生活工作中的各个角落,并且从高效的工作效率和优质的生活水平来看,数字化技术具有不可替代的作用。因此,机关事业单位应该充分认识到这一社会发展趋势,进而改革优化档案管理工作,将数字化技术有效落实到管理工作当中,促使档案管理工作能够为机关事业单位未来发展奠定坚实的基础。档案管理制度是管理工作开展的根本依据,机关事业单位应该着手于建设数字化档案管理制度,以数字化的角度进行工作流程优化,从而切实提升管理工作开展的效率。机关事业单位管理层应该明确作为领导的责任,主动了解数字化技术的发展情况和具体运用,并积极推动数字化技术落实到档案管理工作当中。有意识地对档案管理工作现状开展调查,投入相应的人力、物力,强化数字化设备建设,完善相应的基础设备体系,为之后的数字化档案管理工作提供充分的支撑。

  机关事业单位想要促使数字化技术良好落实在档案管理中,首先要做的就是完善相应的制度体系,促使接下来的工作开展具有充分的支持。而想要建设数字化制度,首先,要对机关事业单位的档案管理工作情况进行分析,进而有针对性地对制度进行建设完善,确保其能够很好地推动机关事业单位现代化发展。而档案管理制度具体可以分为几个方面,管理人员应该从不同的管理角度进行思考,有的放矢地完善档案制度。针对档案资料的存储整理工作,档案管理人员工作开展不仅要在部门内部,还会涉及其他部门。因此,每个档案管理部门人员都应该投身到制度建设中,促使内部工作良好开展,同时,也能与其他部门实现有效的统筹协调,进一步确保档案制度的层次性。同时,还要为其他部门提出档案提交要求,提交档案资料时,要确保资料的格式是一致的,这样以便于开展数字化管理工作,从而简化工作流程。

  2.构建数字化档案管理系统

  数字化档案管理系统是开展档案管理工作的有效途徑,能够极大程度上保障档案管理工作的效率和质量。因此,机关事业单位建立健全相应的数字化档案管理系统是非常有必要的,进而提升档案管理工作的效率,尽可能地减少部门之间的矛盾,推动机关事业单位得以良好运行。构建数字化档案管理系统,促使文件档案能够以电子形式进行管理,极大程度上延长了档案保管的时间,让档案资料的利用价值得以延伸。同时,档案资料从生成开始,到整理、提交、处置、保存这整个流程,都实现了数字化管理,在充分简化管理流程的同时,也极大地减轻了工作人员的工作负担,也为后期档案追踪提供了可供查找的依据。数字化档案管理系统应该包含文件收集、文件存储、文件运用、鉴定处理等,确保每一步档案管理工作都能够实现良好开展,切实保障档案管理工作的有效性。

  传统形式下,机关事业单位的档案资料仅供内部人员利用,无法实现大范围的共享,为更多的人创造价值。在构建数字化档案管理系统时,要完善内部管理通道和外部进入通道,促使外部社会也有机会进入档案管理系统,为社会提供一定程度的资源信息,满足社会大众对于机关事业单位的了解需求,使得档案资料的利用价值得以充分提升。因此,数字化档案管理系统在构建过程中,针对内部局域网和社会网络的衔接要进行有效的研究,确保机关事业单位与外界沟通的渠道充分畅通。与此同时,需要注意的是档案信息共享是有限制的,很多档案信息涉及机关事业单位的内部隐私,因此,要对于信息共享的范围进行清晰界定。基于此,对于数字化档案管理平台的操作要进行全方位的监督管理。首先,档案归档时,档案管理员需要提前对要上传的档案资料进行审核,确保其没有问题的情况下,再由工作人员将其归放到相应存储位置上。其次,是档案借阅时,平台会提供电子形式和纸质形式两种借阅服务。填写并提交借阅表单,经过档案管理人员审核无误后,就可以进行档案资料观看或下载的操作。除此之外,要进行档案鉴定时,在档案已经过期失效的情况下,管理人员应该进行相应的鉴定工作。最后,是档案处理,要对档案进行销毁处理的工作时,应该按相应流程进行销毁,同时对于销毁的时间、原因等详细记录。机关事业单位运用数字化技术进行档案管理工作时,经常会用到OCR技术,该技术主要运用在档案录入工作中。档案管理人员对需要上传的文件进行扫描,识别系统会对扫描结果做出反应,这时会用到OCR技术对扫描结果中的文字内容进行编辑,最后形成电子文本。通过对该技术良好运用,极大简化了文档编辑的工作流程,同时,其自动化能够充分减轻工作人员身上的负担。

  3.有效处理纸质档案资料

  當机关事业单位档案管理有效落实数字化技术之后,就会面对纸质文档何去何从的问题。机关事业单位档案管理部门内部存储了很多档案资料,数量庞大、类型繁多,而如何良好处理是管理人员应该思考的问题。针对这种情况,处理工作可以从三个阶段开展。第一,以往的档案资料不仅存在于档案管理部门,其他部门也具有相应数量的文档资料。将各个部门具有的零散纸质文件进行集中收集,并对文档进行分类,明确其所属的电子目录,将归档到数字化档案管理平台中,促使档案实现集中化管理。第二,当机关事业单位开始全面实行数字化档案管理工作后,要将档案进行电子归档,而归档是有顺序的,将利用价值更高的纸质文档先行录入到数字化管理平台中,之后将剩下的文档依次录入。第三,完成电子归档之后,对于文档的保存价值进行进一步分析,明确没有利用价值的文档要按照流程将其销毁,并记录销毁资料。同时,对有利用价值的档案,要将其妥善整理到相应档案目录当中。

  除此之外,机关事业单位要注重加强对数字化档案管理的推广建设。具体可以从两个方面开展。首先,机关事业单位要完善相应的数字化档案管理方案,根据方案有效落实相关工作,从而尽可能地减少资金浪费。在实际运用数字化档案管理平台之后,要建立相匹配的管理监督体系,从而为管理平台良好运行保驾护航。其次,档案管理人员对数字化档案管理工作开展的重要性要充分明确,单位要注重对档案管理人员的培训工作,有效提升其对数字化技术的运用能力,促使数字化档案管理得以良好推行。确保档案管理部门工作人员都具有相应的实力有效使用数字化档案管理平台,进一步推动机关事业单位现代化发展目标得以实现。同时,数字化管理与传统管理工作开展方式具有很大的不同,基于此要针对现阶段数字化档案管理工作开展情况,对工作人员的岗位定位进行清晰界定,保障岗位职责之间不会出现空档或者重复的情况,促使具体档案管理工作流程之间得以顺利过渡。

  4.提升档案管理服务水平

  在当前数字化时代下,机关事业单位档案管理人员无论是工作理念还是工作模式都需要做出明确的改变,才能促使自身更好跳脱出固定工作框架,进而很好地应对数字化时代带来的挑战。信息化时代下,社会发展日新月异,档案管理人员只有树立不断发展、不断学习的意识,推动自身实现良好的成长,才能更好地应对工作和生活,也能推动档案管理工作质量得到切实的保障。传统形式下的档案管理工作比较琐碎,极大地降低了档案管理服务水平。以档案查询为例,在没有数字化技术的支持下,档案查询工作比较复杂,主要依靠人力完成,很浪费时间。针对这个问题,运用数字化技术建立的档案管理平台,能够对档案资料进行严谨细化的分类和归档,并且会提供档案的关键词,从而为使用人员查询文档提供了很大的便利,也促使文档资料的使用价值得到极大彰显。同时,不同部门、不同岗位的工作人员对于档案资料的偏好是不同的,完善后台大数据计算功能,对相应岗位和部门人员的信息使用情况进行精确的计算,为其提供更对口的档案资料,促使其工作需求得以被切实满足。

  档案管理究其本质是服务类工作,主要是为了满足机关事业单位工作人员在工作中对于数据信息的需求。尤其是在当前社会发展趋势下,工作人员对获取档案的效率,以及档案的质量提出了更高的要求,这就意味着档案管理部门需要加强自身数字化建设程度。首先,档案管理人员自身要有先进的发展意识,能够充分认识到数字化技术运用的必要性。机关事业单位的档案管理部门工作人员整体年纪比较大,他们的工作模式已经被固化,将自己与外界隔离起来,很难形成创新发展意识。但是现实问题就是当前社会发展速度十分迅猛,如果,没有发展创新的意识,不断用学习来强化完善自己,那么档案管理服务水平就会停滞不前,就只能被时代所淘汰。机关事业单位档案管理人员需要不断强化自身数字化思维方式,推动管理工作模式有效创新,促使事业单位档案管理人员能够与时代发展趋势保持一致。其次,档案管理工作想要实现良好转型,指的是通过对数字化技术的良好运用,建立健全数字化档案管理平台,使得以往形式下档案资料只在内部流转,转型为可以实现全社会共享,促使档案资料的价值得以最大化地体现,进而促使机关事业单位的服务水平实现充分提升。最后,档案管理工作流程需要进一步完善。对档案管理工作流程进行细化调整,明确清晰每一环节的工作内容和责任,进而促使管理流程之间实现良好的衔接。

  三、结语

  通过对机关事业单位档案管理的了解,在管理过程中,采取数字化技术,对机关事业单位实现现代化发展具有重要意义。结合当前机关事业单位档案管理实际,在管理过程中,数字化技术对档案管理工作创新化发展具有直接影响。因此,应立足于机关事业单位档案管理实际,对数字化技术的应用进行有效分析,推动数字化技术得以良好运用,为档案管理工作奠定基础,切实提升档案管理工作质量,解决传统管理工作模式下产生的负面影响。

  参考文献:

  [1]白云丽.数字化技术在档案管理工作中的应用[J].科技风,2020

  [2]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].兰台内外,2020

  [3]吴艳群.浅论机关事业单位数字化档案管理工作[J].传播力研究,2019

  [4]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风,2019

  [5]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务,2017

《机关事业单位档案管理数字化技术应用分析》

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