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二维码技术在档案管理中的运用

职称驿站所属分类:行政管理论文发布时间:2020-12-09 09:00:24浏览:1

信息技术的发展,极大地丰富了档案信息,档案的形式也变得多样化,从而提高了档案管理的难度,而人们对档案服务的要求也越来越高,档案管理工作要适应信息发展带来的改变,创新工作方式和方法

    摘 要:信息技术的发展,极大地丰富了档案信息,档案的形式也变得多样化,从而提高了档案管理的难度,而人们对档案服务的要求也越来越高,档案管理工作要适应信息发展带来的改变,创新工作方式和方法,探寻解决问题的途径,提升档案管理的工作效率,为人们提供更加优质的档案服务。移动通信技术的发展,使手机成为人们生活的必需品,二维码技术以其便利性、大容量、识别率高的优点,受到人们的欢迎,应用范围非常广泛,在档案管理中的运用,发挥其独特的优势,为档案管理开辟新的路径,促进档案管理的数字化发展。

  关键词:二维码技术;档案管理;信息化;数字化

  中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:1671-2064(2020)12-0043-02

  《云南档案》(月刊)创刊于1993年,由云南省档案馆主办的学术性期刊。 本刊是云南省唯一的档案专业综合性杂志,国内外公开发行。荣获2009年获云南省新闻出版局领导的“改革创新期刊奖”及“优秀装桢奖”,优秀主编、优秀编辑奖。

  二维码是在一维编码的基础上,使用有规律的黑白图形,存储数据信息,使用手机扫描二维码后,获取其中的信息,达到信息交互的目的。二维码技术在档案管理中的应用,使档案管理进入了移动网络时代,通过手机扫描二维码便可获取到电子档案信息,实现档案信息资源的移动共享。在档案整理中应用二维码技术,可以存储更多的档案信息,是条形码的2倍,具有非常好的应用前景。

  1二维码技术对档案管理的影响

  1.1提升档案管理系统的功能

  二维码技术可以说是条形码技术的升级,借助移动通信技术、物联网技术,实现档案管理的数字化,可管理多种档案形式,由传传统纸质档案到各种格式的视频、音频、电子文档等数字化档案,使档案管理步入了智能化发展阶段,为用户提供更加方便、快捷的数字档案服务[1]。

  1.2提高了服务质量

  纸质档案在提供借阅服务时,需要管理人员进入库房,按照目录查找档案的位置,取出档案后,进行复印,将复印件提供给用户,这一过程浪费了大量的时间,影响档案管理的服务质量。应用二维码技术后,用户使用手机扫描档案管理人员提供的二维码,可以直接获取到自己需要的档案信息,时间效益非常明显。

  1.3有利于档案信息收集

  将收集到的档案信息存储到对应的二维码,通过扫描二维码对存储的信息进行整理,然后打印、排序、分类,简化了档案编号流程,提高了档案的整理效率,使得档案信息收集工作更加高效化。

  2基于二维码技术构建档案管理系统

  档案管理系统使用的是B/S结构,也就是浏览器和服务器的模式,应用WEB浏览器进行档案管理工作,将系统安装在服务器中,档案管理人员将WEB作为客户端,整理服务器中的档案信息。

  2.1档案录入模块

  档案管理人员利用录入模块,将收集的档案文件资料录入到服务器中,扫描文件后,文件以JPG的格式上传至计算机,管理人员将文件进行数字化处理后,上传至数据库中。档案录入工作,要保证录入信息的准确性,在录入后要进行细致的检查,保证档案的真实性和完整性,给每个档案一个唯一的二维码,然后将二维码存储到服务器中,在大规模档案整理中应用具有明显的优势,比如,档案管理部门接收到一批具有二维码的档案,只需要扫描二维码,便可完成录入工作,而且还可避免录入上的失误。

  2.2部门管理模块

  在管理系统中设置部门管理模块,使用WEB平台,注册档案管理部门的所有员工,将工号作为员工的唯一识别码,并将员工的具体信息录入到WEB平台中,生成二维码后,交给员工,员工通过扫描二维码,可以及时了解部门的工作要求,以及发布的管理规定和部门的消息,或者是查看自己一段时间内的工作情况以及考核的结果等。

  2.3二维码业务模块

  常见的二维码是QR Code,英文全称是Quick Response Code,意思是快速响应码,在移动设备上应用非常普遍,可以存储更多的信息,以及不同的数据类型。

  2.3.1被读业务模块

  主要应用在档案管理服务中,用户在平台上申请档案服务,档案管理人员通过WEB平台将二维码发送到用户手机,作为身份识别的凭证,用户持手机到达现场后,档案管理人员使用二维码机识别信息,然后为用户提供相应的档案服务,提高档案管理部门的服务效率,为用户节约大量的时间。

  2.3.2主读业务模块

  用户通过手机中的客户端,扫描档案管理人员提供的二维码,从而获取档案中的内容,面对面的完成档案查阅服务,为用户提供了极大的便利,用户也可应用二维码进入到档案管理部门的网站,进行查阅、下载档案等操作[2]。

  3二维码技术在档案管理中的运用

  在档案入库时,将档案的位置、整理人、档案标题、档案分类等信息录入到二维码中,打印后,贴到档案盒表面,档案管理人员使用手机扫描二维码后,会显示出之前录入的信息,很快确定档案的位置,以及档案的大概信息,在保存和利用上具有很好的优势。二维码技术的应用,使档案管理工作更加高效,将二维码与档案管理系统进行融合,方便档案的利用,为档案管理人员和用户节约了大量的时间。

  3.1在记录信息中的运用

  使用二维码技术可以记录更多的信息,以往的档案管理工作中,在档案盒上填写档案标题、日期、整理人、分类归档等一些简要的信息,使用二维码后,除了基本信息的存储,还加入了档案目录、摘要、内容描述等,并且还可以存储图像、指纹等信息,应用二维码后,实現了多种格式的信息存储,使用手机扫描,便可获取到想要的档案信息。

  3.2在架位管理上的运用

  在每个档案上都贴上相应的二维码,档案管理人员通过手中的二维码,便可获取档案的关键性信息,在清点档案工作中,可以减少管理人员查找档案的时间,提高查找的准确性。由于在档案管理系统中融入了二维码,所以二维码中的信息可以直接存储到档案管理系统中,相应地缩短了档案管理人员在系统上的操作时间,有些重复录入的信息,可以直接从二维码中获取,不需要进行再次录入。在档案归档时,由二维码提供准确的档案信息,使档案分类、查缺补漏工作有条不紊。每个档案管理人员都有各自的二维码,将二维码作为身份识别的凭证,登陆档案管理系统,进行档案的整理和归档,系统会自动记录管理人员的操作行为,对档案管理的全过程进行跟踪记录,明确管理人员之间的责任,实现监督管理的作用。

  3.3在录入、交接、档案库房中的运用

  使用档案管理系统,对要归档的文件资料进行录入,然后给每份文件一个对应的二维码,接收档案的人员,只需扫描二维码,就可完交接工作,而档案管理系统会记录下这次交接的详细内容,包括交接时间、交接材料、交接人等;使用二维码将档案库房、档案柜、各个档案联系到一起,在二维码中记录了档案库房的库存、各个档案的关键信息、档案的位置等,实现了二维码对档案库房的精细化管理,为档案的开发利用,创造了良好的条件。

  3.4鉴定销毁中的运用

  档案管理有时需要销毁一些无利用价值的档案,在档案管理系统中,将销毁的档案标记为“销毁”,然后在档案出库时,扫描档案上的二维码,对销毁进行确认,确认信息直接上传至档案管理系统,完成销毁档案出库和统计的记录。

  4在档案管理中运用二维码技术需要注意的事项

  4.1使用统一标准的二维码

  现阶段使用的二维码标准有很多种,不同厂家使用不同的编码标准,使用的数据结构和编码方式都是由各大厂家自己制定的,由于行业内的竞争,各大厂家的二维码会互相屏蔽,不能实现信息的共享,形成二维码发展的阻碍。档案管理部门要意识到二维码标准的重要性,应选择保密性好、存储量大、安全性高的二维码,在档案管理系统中融入二维码的编码标准,并明确二维码印刷的标准,印刷出的二维码清晰度较高,使用手机可以快速识别出来。

  4.2加强信息安全建设

  使用手机就可以识别二维码,获取到档案的关键信息,由于档案管理的特殊性,要保证档案的信息安全,所以要建立档案管理人员的信息安全意识,加强内部的宣传和教育,普及档案信息安全知识,确保在档案服务中,具有警惕性,将使用后的二维码及时收回,不可随意将二维码提供给个人;在档案服务时,需要提醒用户注意二维码的保存,防止丢失;在公共区域设置信息安全的警示标语,时时警醒用户和管理人员。

  5结语

  二维码技术在档案管理中的运用,充分发挥出二维码技术的优势,其存储量大、方便快捷,使用手机扫描二维码就可获取关键性的信息,与档案管理系统的融合,使二维码可以用于身份识别,确定档案管理人员的身份,并记录档案管理的全过程,形成监督管理的作用;在档案查阅中的应用,通过扫描二维码,用户直接获取档案信息;在档案管理中的应用,为档案录入、归档、分类、整理提供了極大的便利,全面提升了档案管理的数字化水平。

  参考文献

  [1] 冯怡然.基于云计算的二维码关键技术在档案管理中的应用[J].电脑知识与技术,2015(15):8-9.

  [2] 靳晓慧.二维码技术在高校学籍档案管理中的应用研究[J].中外交流,2016(19):124-125.

《二维码技术在档案管理中的运用》

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