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论国有企业档案管理的信息化建设

职称驿站所属分类:公共管理论文发布时间:2019-01-10 10:26:34浏览:1

随着信息技术不断发展,档案管理信息化已经成为档案管理的必然趋势。国有企业在我国国民经济中占主导地位,然而企业内部却出现了管理意识薄弱、资源利用效率低、档案管理监督制度不健全等现状。本文对大型国有企业档案管理信息化建设中存在的问题和对策进行了分析和探讨。

   随着信息技术不断发展,档案管理信息化已经成为档案管理的必然趋势。国有企业在我国国民经济中占主导地位,然而企业内部却出现了管理意识薄弱、资源利用效率低、档案管理监督制度不健全等现状。本文对大型国有企业档案管理信息化建设中存在的问题和对策进行了分析和探讨。

档案记忆

  《档案记忆》(月刊)(原:湖北档案),创刊于1986年,由湖北省档案局(馆)主管主办。1986年下半年改名《湖北档案》,2016年2月更名为《档案记忆》。杂志是一份开发档案信息资源,走进大众日常生活的文化月刊。

  随着计算机办公普及率越来越高,国有企业在处理日常业务的过程中,会产生并不断累积大量的电子文件和相关资料,这些宝贵的财富如果没有被系统的管理起来,就会导致这些长期积累资料难以有效利用起来,无法发挥其应有的作用。因此,使用先进的计算机和网络技术建立起高效、便捷的档案管理信息化系统,才能保证国有企业夯实的档案管理基础。

  一、国有企业档案管理信息化建设是时代发展的必然

  当前计算机和互联网+技术已经深入到企业生产、经营和管理等各个层面,海量的电子文档、音频文件和视频文件等多种形式的企业电子档案资源,这些电子档案作为企业生产、经营、技术变化与科研活动的真实记录和反映,在企业经营管理的各个方面都发挥着不可替代的作用,是国有企业提高竞争力,适应复杂多变的商业环境的信息保障。因此,只有将档案管理方式融入信息化的方式,才能让企业档案管理也随着时代的进步而发展,从而更好的提高国有企业档案资源的整合、保存、管理、查找与共享利用,以帮助企业更好的进行企业管理。

  二、企业档案管理信息化建设的进程

  企业档案信息化进程大致经历了四个阶段:

  第一阶段:20世纪90年代初期,计算机开始普及并逐步运用到企业办公的文档管理中,这一阶段的档案管理大多是采用与纸质文档管理相结合的目录信息一体化的管理阶段,公文与档案工作管理流程有机结合起来;

  第二阶段:20世纪90年代末期,随着计算机越来越普及,财务、营销、考勤、薪资等各种各样的信息管理系统开始被各大企业重视并推广使用,也由此产生了海量的电子文档,企业档案管理开始转向电子文档管理;

  第三阶段:21世纪初,企业对档案管理的发展提出了重大的挑战。面对海量的档案信息,企业需要提高企业电子档案资源的整合、保存、管理、共享利用以及全文检索功能,因此,进入了数字档案管理及全文检索阶段,实现了电子档案批量引入、全文检索、脱机存储以及跨平台的模糊检索和全文浏览等功能;

  第四阶段:采用物联网和云计算等技术构建企业数字档案馆,使企业信息化与档案信息化实现无缝链接,让档案资料更安全,档案管理更智慧,这也是信息化环境下企业档案信息管理未来的发展趋势。

  三、国有企业企业档案管理信息化建设的现状分析

  我国国有企业档案信息化实践进程受多种因素限制,进展并不是十分顺利,发展速度相对其他领域信息化较为迟缓些,主要有以下三个方面的原因:

  1. 受传统管理体制影响,档案管理意识淡薄

  我国国有企业的部分领导者受传统体制和观念影响,大多只注重企业的生产效益,而对于与经济效益无关的企业档案管理意识淡薄,片面认为档案信息化只是档案存储信息化,忽略了对电子档案管理的利用和管理,导致对档案管理信息化建设科研投入过少,硬件基础设施落后,档案管理系统设计过于简单粗糙,企业档案管理与生产信息化建设脱节,对企业档案的利用缺乏整合与规划,更不要谈信息共享和检索了。

  2. 缺乏合格的信息化应用和管理人才

  当前国有企业中档案管理人员专业性普遍不强,很多人员既不是档案管理专业出生,又缺乏系统的培训和学习,再加上人员年龄结构老化,对当前的信息管理技术缺乏足够的知识,无法担负起对档案管理信息系统的应用、维护和管理工作。另外,雖然企业办公自动化已经实现,但是基层专业人员的匮乏,无法做到档案信息即时录入和资源共享,使得企业档案工作者被动的成为信息录入者,无法满足利用需求。

  3. 缺乏合理的档案管理制度

  我国的《档案法》是1987年审议通过,并于1996年进行修正后推广实施的,受当时技术限制,档案法中并未涉及到电子档案的相关内容,因此,档案信息化在目前的档案法律中的属于空白。我国大型国有企业对档案信息化建设方面的制度和规定没有标准可循,电子档案信息安全方面问题也对缺乏法律保护和约束,这些都极大的阻碍了国有企业档案信息化的发展。

  四、国有企业档案管理信息化建设的对策

  国有企业档案信息化建设涉及的范围广、覆盖的档案种类多、数据量大并且内容复杂,不仅需要领导的高度重视、充足的资金保障,还需要有成熟的档案管理模式和管理标准和先进的技术支持,要做到与企业信息化进程、国家信息化进程相互呼应,可以从以下几个方面来进行:

  1. 领导加强重视

  要在大型国有企业做好档案管理信息化建设,企业领导首先要有高度认识,将档案管理信息化建设提到日程上来,高度重视电子档案管理工作并纳入企业整体规划,档案管理信息化建设需要投入很大的人力、物力和财力,工作浩大,而且在短时间内难以收获明显成效,领导的重视和支持才能使档案管理信息化建设顺利开展。

  2. 培养复合型高素质档案信息化人才

  档案信息化是利用现代信息技术对档案管理模式的革新,因此对档案管理人员的信息化素养要求很高,既要具备专业的档案管理经验,又要有信息化知识和技能。人才队伍在档案信息化建设过程中起着关键性的主导作用。在档案管理信息化建设过程中,对网络和硬件的维护、软件的开发需要专业的计算机技术人才,对企业档案资料进行收集、整理、归档、编目、立卷需要专业的档案管理人才,建设企业信息资源和实现档案信息规范化的过程更离不开熟悉档案管理方面的高素质人才,因此,一只高素质的复合型档案管理人才队伍是国有企业档案管理信息化建设的根本保证。档案信息化人才的结构主要分为三个方面:

  (1)研究型人才。在国有企业档案信息化建设过程中,研究型人才是科技领军人,负责制定档案数据标准,信息传输标准、电子档案的管理标准等各种问题的研究,使用新的技术和工具开发出高效、适用、开放的档案管理软件和档案数据库。

  (2)管理型人才。负责组织和协调各个部门,使维护档案信息化建设过程良性运转,协调好开发人员与使用人员之间的沟通,负责对使用人员的培训,管控档案信息化系统的正常运行。

  (3)操作型人才。负责建设完成后的档案管理系统的终端操作,需要熟悉电脑操作,了解网络知识和电脑维护常识。

  这三种人才缺一不可,相互沟通、协作、配合才能保证国有企业档案信息化建设取得可观成绩。

  3. 统一建设企业档案信息化的标准规范

  企业档案信息化最终目的就是要实现在整个国有企业办公自动化网络系统中的档案信息共享,而实现信息共享的关键在于要对企业中各个部门的众多系统之间制定整齐划一的标准,比如对数字档案的定义、存储、术语标准、资源描述、业务流程化、文件格式、文件压缩方式、加密算法、数字水印等等都要实行统一的规则,只有这样才能保证档案信息在企业内部通行无阻。

  4. 建立企业档案信息化管理的安全体系

  档案管理的特殊性和保密性要求档案管理信息化建设具有超强的安全保障体系,这其中包括了三个方面的内容:

  (1) 硬件设施的安全保障

  企业档案信息的企业的重要资源,在档案信息化建设及维护过程中,必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全,一旦无法预知或不可控的灾难发生时,要确保档案信息不丢失。对档案管理信息系统的运行硬件进行常规巡査和维修保养,确保硬件安全运行;按时查看服务器和网络设备运行状态和操作日志,及时发现安全隐患,加强机房的环境监督保养工作,排查安全隐患。

  (2)网络安全保障

  网络具有高度的开放性,在给人们便捷的同时,也为病毒、木马、黑客提供了有乘之机。通过网络系统的漏洞,黑客可以入侵到档案系统中窃取企业的档案资料,甚至破坏和涂改系统内部数据,给档案信息的安全带来了威胁,给企业造成严重的损失。可以采取以下措施来防止丢失與破坏数据并防止计算机病毒传染破坏系统:使用防火墙技术部署内网和外网的网络安全策略,定期扫描服务器和终端客户机中的文件,严格管理好档案文件的访问权限,完善数据库的建设,采购先进的数据库系统软件,保证用户数据的安全性和服务的多元化,实现互联网资源共享的可靠性。

  (3)以构建企业数字档案馆为目标

  企业档案馆建设是一个功能集成的过程,集企业档案保存、研究、存史资料、展览、培训、交流等各种功能于一体。在国有企业内部局域网平台中构建一个较大规模的企业内部的档案资源库,员工可以对信息资源进行无时间和空间限制的检索与访问,向各部门提供快速准确服务。

  五、结束语

  企业进行档案管理信息化建设是时代发展的必然要求,国有企业档案管理部门应抓住机遇,克服困难,努力工作,积极创造条件建立企业档案管理信息化,为数字档案馆建设打下坚实基础。

  参考文献:

  [1] 胡晓红.基于企业中网络档案管理系统建设问题的分析与研究[J].卷宗,2015,(7):99- 100.

  [2] 张静.论档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].东方事业单位文化,2015,(15):56.

《论国有企业档案管理的信息化建设》
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