新时期人事档案管理工作探索

来源：职称驿站所属分类：人力资源论文发布时间：2012-04-26 09:10:25浏览：次

　　摘要：人事档案是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映，是知人善任、选贤举能的重要工具，体现着我国人事管理制度的一项重要特色。有鉴于此，本文对当前人事档案管理工作中存在的问题的对策进行了探索。
　　关键词：人事档案；管理；探索
　　人事档案是记录一个人的基本个人情况的文件材料，直接与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等相联系，是记载人生轨迹的重要依据和知人善任、选贤举能的重要工具，体现着我国人事管理制度的一项重要特色。现阶段，我国的人事制度改革正在推向纵深，管理好使用好人事档案，使之对人才资源的开发利用起到促进作用显得尤为重要。因此，本人针对新时期人事档案的管理工作做了探索，也有了一些粗浅的认识以供大家参考。
　　一、当前人事档案管理工作中存在的问题
　　1.对人事档案管理的重要性认识不到位、档案利用率低
　　在我国经济蓬勃发展的新阶段，很多企业把绝大部分的时间和精力投入到生产经营活动中去，而人事档案管理工作看起来并不能给企业带来相关的利益，而只是抄抄写写的保管工作，并未认识到人事档案管理工作的重要性。在这种认识的指导下，必然会带来一系列问题，如：基础设施不到位，没有设置专门的档案室；没有专门的档案管理人员，多是某领导兼管；档案内容简单，常见信息错乱现象等。人事档案是社会公共信息的一个非常重要的组成部分，可以为个人求职、单位求才提供大量真实有效的原始资料和数据。但是现阶段我国的档案管理工作重“保密”而轻“使用”，往往关注的是人事关系变动之时档案的转移和保管工作，档案的利用率较低。
　　2.档案收集工作力度不够、档案内容简单粗糙
　　在对人事档案管理工作的重要性认识不够的情况下，必然会存在档案收集工作力度不够、档案内容简单粗糙的现象。收集归档工作被动、不及时，收集归档制度不健全、执行不严格，进档材料不规范、数据不准确、更新不及时、内容不充实、档案卷本不美观、档案材料排序混乱，这些问题在无专门人事档案管理人员的企事业单位中尤为突出。这种状况使得档案不能全面准确的反映员工的真实面貌，很难为选贤任能提供有效的参考，影响人员的流动，不利于推进人事制度的改革。
　　3.档案管理制度不完善
　　人事档案工作是一项千头万绪、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。而现阶段，我国的人事档案管理制度还不够完善，业务流程和技术规范不够细致，安全措施不到位，档案管理标准不统一，这就给档案资源的保管、使用和共享带来了困难。还有些单位，虽然制定了详细的规范，但却缺乏切实有力的执行，使规范成了一纸空文。档案的查阅、外借等情况混乱，致使档案丢失或被篡改的情况时有发生。
　　4.档案管理人员素质参差不齐、管理水平较低
　　目前我国人事档案管理人员综合素质参差不齐，不能适应时代的要求。部分管理人员不具备相关的专业知识，缺乏现代科学知识。在数字化、信息化的现代社会中，人事档案管理方式却已然落后，管理基本上还处于手工操作阶段，无纸化阅档基本没有实施，不易于档案的检索使用。随着人才流动日益频繁，人档分离的情况不断加剧，弃档不用的人也越来越多。档案未能按时转移到新单位，或部分企业把档案当成普通邮件寄送而造成档案丢失的情况也有所见。
　　二、妥善进行人事档案管理工作的对策
　　1.提高认识、高度重视
　　认识充分是做好工作的前提，因此要对人事档案的重要性做到心中有数。人事档案是人才信息的重要载体，是人才相关信息的主要来源，它能充分反映出个人经历、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及等重大事件，是知人善任的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。档案管理工作不是一线工作，因此更需要引起人们的重视，克服“用起来需要，忙起来忘掉”的现象。加强档案工作法规的宣传力度，使全员普遍关注人事档案管理工作
　　2.改善档案管理条件
　　要大力支持人事档案管理工作的开展，改善档案管理的条件，配备专用的档案库房，并在现有基础上适当增加或保持库室面积，加大资金投入力度，为档案存放库房配备或增添必要的去湿、灭火设施，使全局上下对干部人事档案的管理达到防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光的要求和规定的温度、湿度。有条件的企事业单位应做到档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。
　　3.加强工作力度、扩充档案内容
　　随着时代的发展，对于档案管理不能只简单的满足于收集和保管，而应该更加注重档案的服务功能。加强人事档案管理工作力度，首先就是要及时、准确的进行人事档案的收集工作。在进行档案收集时不仅仅限于掌握个人履历、学历、政治面貌、职务评聘等方面的材料，还要对品德作风、心理素质、个性特点等方面的材料进行收集，对于材料中的虚假成分要进行甄别、审查。对人员学历、专业资质、获奖情况等要根据动态进行增补，由关注政审的相关内容转而向以职业经历为主要内容，为人才的任免起到重要的依据作用。
　　4.提高档案管理人员的综合素质
　　人事档案工作，既注重服务性又注重保密性，是一项政策性和业务性都较强的工作，因此要做好人事档案的管理工作，还需要建设一支高素质的档案管理队伍。管理人员应在政治上有高度的责任感、作风正派、有较强的敬业精神和认真负责的工作态度，在业务能力方面也同样应该是过硬的。对档案管理人员要定时进行基础理论和业务技能培训，让他们具备扎实的档案学基础，还懂得文件与档案的管理原则，熟悉档案工作的规律分类方法及有关技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，掌握档案管理应用软件的各种功能，提高档案管理的技术水平，确保档案管理系统平稳、正常运行。
　　5.建立健全档案管理制度
　　要建立健全档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程和技术规范，制定必要的安全措施，统一档案管理标准。制定详细的材料归档制度、核查制度、保卫制度、统计制度、转递制度及利用制度，严格按照制度办事，坚决反对篡改档案的行为。要保障和维护人事档案的真实性，档案管理人员在档案材料归档前的应严格审核，剔除不符合归档要求的相关材料。在档案使用过程中，要严格按照规定办理查阅手续、外借手续或出具证明材料的手续。
　　6.档案管理实现现代化和信息化
　　实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要。要实现档案管理现代化和信息化，首先必须更新管理观念，档案管理人员要树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时俱进的档案意识，变被动式服务为主动式服务，使档案工作适应社会主义市场经济发展的需要。档案管理部门要进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性，就需要对人事档案实行计算机辅助管理。因此，应及时配备计算机、扫描仪、刻录机、互联网等现代化办公设备，使管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的规范管理，还要掌握基本的计算机网络安全防护知识，掌握现代科技、微缩技术等，通过相应的技术处理，做好电子文件的整理归档工作，实现人事档案纸质与数据格式并存，提高人事档案管理水平和管理工作的质量和效益。同时要充分利用计算机网络技术实现不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，提高档案的利用效率。
　　总之，人事制度改革的推行，既给人事档案事业提供了创新的机遇，也带来了前所未有的挑战。在这种情况下，我们应该乘着改革的东风，从观念上更新，从制度上创新，追随人才市场发展的基本趋势，吸取西方人力资源管理的先进模式，采取有效措施，积极探索人事档案的现代管理模式，才能走出目前人事档案所存在的困境，走向更加辉煌的未来。
　　参考文献：
　　[1]李非.浅析人事档案管理存在的问题及完善措施[J].信息管理与应用.2010,16
　　[2]黄雅君．人事档案管理工作中的问题及分析[J]．平顶山工学院学报．2004,3
　　作者简介：甄玲玲，本科，馆员，研究方向：档案管理。