浅议建设项目现场签证管理

来源：职称驿站所属分类：项目管理论文发布时间：2012-08-01 09:07:20浏览：次

　　摘要：就现场签证管理的概念、与设计变更的划分、产生的情况和实例及管理措施、费用预算的编制原则及处理办法等做初步分析，为项目管理提供一些借鉴。
　　关键词：现场签证；工程量；项目管理
　　引言
　　长期以来，由于越来越多的工程建设项目通过招标来确定承包商，面对日益激烈的市场竞争，许多承包商为了承揽到工程，通常采取压低价格中标。以至建筑市场上流传着这么一说：“赚钱不赚钱全靠预算员”、“低中标、勤签证、高索赔”，意思就是指绝大部分施工企业都会在施工过程中通过多办设计变更、现场签证等方法来调整预（结）算总价，来弥补其他亏损或赚的更多利润，这虽然有些夸大其词，但也从侧面反映出了现场签证管理的重要性，本文就现场签证管理的概念、与设计变更的划分、产生的情况和实例及管理措施、费用预算的编制原则及处理办法等做初步分析，为项目管理提供一些借鉴。
　　一、现场签证的概念
　　现场签证，工程建设活动中一项极其重要的法律制度，无论是开发商，还是建筑商都应给予高度的重视。其概念主要是指在施工图及施工图预算以外因工程实际需要而必须进行的各项工作所办理的签证。以工程量确认签证为例，项目经理向工程师（或工程师代表）提交确认报告，工程师给予签字确认，这个过程就完成了合同从要约到承诺的签订过程，并将在双方之间产生一系列的法律效果，如：地下障碍物的拆除或恢复，人力不可抗拒灾害造成的损害，措施性工程，地质条件发生变化，设计变更调整造成工程施工单位返工，施工现场受各种因素的限制而导致施工条件的改变等等。此项费用按先进水平原则测算，一个项目的现场签证费用不应超过工程总价的1%，但由于施工单位常常在施工过程中通过多报签证来增加费用等各种原因限制，往往这个数据会被突破。在重庆目前的建筑市场，一般为5%-10%，在有的公司甚至更多。因此，虽然现场签证费用占总投资的比例不大，但若不严格管理、堵塞漏洞，就会因小失大，势必增加总投资。建设项目概算超估算，预算超概算，结算超预算的情况是我国固定资产投资领域中非常普通的现象。失控的工程造价增加了投资压力，增大了工程成本，降低了投资效益，影响投资决策，极大地浪费了国家资财，并容易滋生腐败或犯罪。
　　二、现场签证与设计变更的区分
　　工程签证包含设计、现场变更以及索赔等很多形式，它已经成为工程合同价款调整的主要依据，它的存在具有客观性和重要性，影响着工程造价，而且对已经签订的合同，也是一种修补和调整的手段。根据我国的现行规定，设计变更和建筑工程签证费用都属于预备费的范畴，但是设计变更与建筑工程签证是有严格的区别和划分的。在实际施工过程中，因为受各种条件、因素的限制，施工图往往会存在这样或那样的不足，这就要在施工过程中加以修改、完善，并以下发设计变更通知单的形式进行调整。属于设计变更范畴的应由设计部门下发设计变更通知单，所发生费用按设计变更处理，很多设计部门为了怕设计变更的数量超过考核指标或者怕麻烦，而把应该纳入设计变更的内容变为现场签证。这样一来，现场签证就不能真正意义上的体现图纸外的工作范畴，在成本分析和梳理上变得杂乱无序。因此，本文中所指的现场签证与设计变更进行了严格的划分，不属同一描述范畴。设计变更调整应在竣工图中按实反映，进入最终决算，只有在变更过程中，造成已完工程地方返工，才会对此部分工程予以签证确认。
　　属于建筑工程签证的由现场施工人员签发，所发生费用按发生原因处理。不仅包括项目经理、工程师就工期顺延、增减工程款、支付费用、赔偿损失等达成的合议，如签证单、补充协议、工作联系单、会议纪要等，还包括工程师对项目经理提交的请求报告、通知等的签收。
　　三、现场签证的产生情况和实例
　　通常在以下情况发生时会产生现场签证：
　　1．由于甲方原因，未按合同约定的时间和要求提供材料、设备、场地等，造成施工企业人工及机械的停工、窝工损失。如一个重庆水厂建设项目中综合楼工程由于甲供外墙面砖到货时间延误，引起各个施工企业的人工、架料、塔机等停窝工损失，从而产生了大量的签证。
　　2．由于甲方原因，工程中途停建、缓建等造成施工企业人工及机械的停工、窝工、返工等损失。如在2011年年底，某房地产公司考虑资金及销售等原因，让建筑公司在施工完某重庆项目XX号楼裙房后，暂停XX号楼高层主体的施工。该建筑公司因此上报了约400多万元的索赔，后经房地产公司综合平衡考虑，决定让该建筑公司继续施工XX号楼主体，才避免了此项签证。
　　3．在施工过程中发生的非施工方造成的停水、停电，造成工程不能按期进行，且时间较长，从而给施工方造成人员、机械的窝工等经济损失，从而引起施工单位的签证。
　　4．重复产生的签证，由于承发包双方人员调动、资料管理不完善，对现场一些已经办理了签证的工作量再一次进行签证，造成重复签证。
　　5．赶工造成的签证，由于工期控制不当，如某建筑项目，为了市级领导参观视察的形象，业主要求施工单位赶工，增加签证2*1.5(万元/个)=3.0万元。如某房地产项目的施工临时围墙，本应待工程完工后由其拆除并清理建渣，但由于开盘等原因需要，业主要求其它承包单位进行拆除并清理，造成额外签证。
　　6．将设计变更错误的纳入现场签证范畴。如某房地产项目X号楼外墙面砖已施工完成，由于客户等反馈不美观，开发商决定全部凿掉另换颜色重贴，造成较大的经济支出，却纳入现场签证费用范畴。
　　7．合同约定不清产生的签证。如某建筑项目外墙面砖下车费用，因在合同中无约定，要求领料施工单位下车则引起的签证即0.2元/m2。
　　8．由于业主单位未提供地质资料或地下管网资料，造成实际施工状况与预期不符而产生的签证。
　　从以上情况及实例可以看出，现场签证是施工过程中的例行工作，内容广泛、原因复杂、规律性差、发生时间长，难以确定其造价，一般不依赖于证据。因此它是一个动态的过程，亦是一个开放系统，是工程成本管理的一个重要环节，被大多数施工企业随时使用，从而成为一个大难点。
　　四、现场签证的管理原则
　　在签证过程中尤其要坚持以下几个原则：
　　1．指令先行原则
　　以前大多数工程项目的现场签证都是以甲方现场代表为主体，一般由他们口头指令，施工企业得令后就执行。事后由于没有完善书面指令手续，往往采取回忆录的方式在签证单上签字，这使得很多工作环节在发生后均不了解为什么会产生此签证，或由于现场施工企业过多，根本不能确认是否确实是由某施工企业完成。因此，在通常情况下，应先有书面指令，再行施工，再进行签证确认，即使当时确实为紧急状况下的口头指令，以后再进行签证，也应先完善书面指令。
　　2．准确无误原则。工程签证要尽可能做到详细，不能笼统含糊其辞，文字的表达和数字的引用必须符合实际情况，不能有错误和混乱的地方，否则会造成竣工后结算的巨大漏洞。因为在工程结算时，凡已获得双方确认的签证，均可直接在工程形象进度结算或工程最终造价结算中作为计算工程价款的依据。如若进行工程审价，审价部门对签证单可不另作审查。另外，凡是可明确计算工程量的内容的，只能签工程量而不能签人工工日和机械台班数量。
　　3．实事求是原则。凡是无法计算工程量的内容，可只签所发生的人工工日或机械台班数量；但应严格把握，实际发生多少签多少，不得将其他因素考虑进去以增大数量进行补偿。
　　4．量价分离原则。签证应避免由一个部门全部处理完毕，因此，应由现场项目部负责对工程量进行确认，合约部对工程量进行审核，并对价格进行计算核实。
　　5．及时办理原则。现场签证是竣工结算的重要依据，必须具有及时性，不论是施工单位，还是建设单位或者监理公司均应抓紧及时处理，这样才能符合工程造价遵从时间价值论的原则，以免由于时间过长而引起不必要的纠纷。
　　6．一单一结原则。为方便工程总结算，应对每张签证进行费用结算。不为结算留下争议，同时可以加快结算速度。
　　7．签证合同化原则。将签证管理办法写入合同中，尽量避免施工单位因不了解签证办理的具体步骤而与建设单位扯皮。
　　8．现场跟踪原则。为了加强管理，严格投资控制，确认签证事实前，施工单位应与现场监理人员以及工程部、合约部人员一同到现场察看。
　　9．签证合理合法性原则。在符合我国现行法规以及法律条款，符合现行的技术规范、标准和要求，并符合建筑工程施工文本，签证的内容一定要与合同内容符合，不应该有超乎合同内容的签证。如果违背了工程量的计算规则，与国家定额的内涵不符，现场签证就属于不合理的签证，不具有合理合法性。
　　五、现场签证的管理措施
　　1．工程承包合同在签约时，建立健全各项规章制度，应当明确规范现场管理、对工程签证的范围、人员的责任、签证权限、程序做出详细规定，以便具体落实操作，工程索赔的内容、程序、期限、方法必须设专款规定。加强各个部门之间互相制约，使其管理科学化、规范化，堵塞管理上的漏洞，制定好签证和索赔管理的依据。
　　2．建立合同交底制度。让每一个参与项目管理的人了解合同，并做好合同交底记录，清晰甲乙双方的经济技术责任，便于在实际工作中运用。
　　3．严格三方签证制度。所有的现场签证必须经施工单位项目经理、总监理工程师、业主代表三方共同签字方为有效。签证应至少一式三份，及时报送有关部门审核，随时掌握、控制工程造价的变化情况，同时作好成本预控。
　　4．对在工程施工过程中发生的有关现场签证费用随时做出详细的记录并加以整理，即分门别类、尽量做到分部分项或以单位工程、单项工程分开；现场签证单多的要进行编号。同时注明发生时间，施工单位名称并加盖公章。
　　5．建设单位或监理公司的现场分管监理人员认真加以复核，办理签证并签字注明日期，若有改动部分要加盖私章，然后由主管复审后签字，最后盖上公章（即“两章一签”）。
　　6．现场签证单应由项目部及合约部各留一份签字盖章流转完成的原件并进行台帐统一编号管理，以避免出现施工单位添加、涂改及重复签证。
　　7．现场签证尤其隐蔽工程量的签证中要注明时间、地点、工程部位、事由、并附上计算简图、标明尺寸、附上原始数据，明确结算方式、结算单价。对于一些隐蔽工程或重大的现场变化，还应及时拍照或录像，以保存原始资料备查。
　　8．合同双方在履约过程中应当根据签证和索赔的不同要求按不同标准建立严格的资料记录和保管制度。针对工程建设的每一道工序、每一个环节及在其间发生的任何变化和更改，应该签证的要根据合同规定的程序、期限及时完成签证手续。对非签证事项或未及时签证事项要作出同期记录，包括双方会议纪要、信函往来以及所有的原始设计资料、图纸、材料采购资料及原始的交接签收记录等，并由专人负责加以分门别类，妥善保管，一方面可以作为双方提出索赔的根据，另一方面也是今后一旦涉讼的证据。着重做好隐蔽签证管理。此类签证资料一旦缺少将难以完成结算。因此，应特别注意做好以下几方面记录：①基础换填，材质，深度，宽度记录，施工具体方法；②基坑、基槽开挖验槽记录；③钢筋隐藏验收记录；④地质勘测报告；⑤试块取样试验报告；⑥⑦。只有这样，才能使隐蔽工程签证及时和真实。
　　9．坚持签证有据可依：如工程指令、原始收方记录、工程量计算表、材料设备及包干单价核价单；与签证有关的施工日志、施工进度表、施工备忘录、例会记录、工程影像及照片和验收报告等资料，都应做为签证的佐证材料。同时应及时搜集、整理、妥善保存，避免时间久远及人事变动，发生补签和结算的困难
　　六、现场签证费用预算的编制原则及处理方法
　　1．因为现场签证费用是整个工程投资的一部分，所以该费用预算的编制应按照合同规定执行，结算应与正规的预算编制原则和程序相一致；其中执行的定额、基价及取费标准和原则也应与主体工程所签合同规定相吻合。
　　2．必须注意签证单上的内容与合同约定费用包干范围、设计图纸、定额中所包含的内容是否有重复之处，还有一些工作内容虽然没有在图纸上反映，但含在定额之中，对于这部分重复项目的签证内容所涉及到增加的工程造价必须予以剔除。
　　3．在处理地下障碍物拆除工程时，值得注意的是该拆除物已按现场签证处理，对于原招标或施工图预算中已作预算给的土石方开挖量应给以扣除，避免重复计算。
　　4．应在施工组织方案中审批的，不能做签证处理。例如：临设的布局、塔吊台数、挖土方式、钢筋搭接方式等，应在施工组织方案中严格审查，而不是按工程签证的方式处理。
　　七、结语
　　综上所述，只要在工程建设中对工程签证的范围、人员、签证权限、程序作出详细及专款规定，各部门都严格按照签证管理流程执行，这就要求项目管理人员都要秉承认真负责的态度，本着实事求是的原则，就一定能管好用好现场签证这笔费用，真实反映工程造价的数据分析，高效实行控制好工程项目造价的管理和运作方式。有效地降低建设项目实施阶段的工程造价，保证建设单位的有限资金得以高效率地使用，从而发挥出最大的投资效益。