浅谈建设工程项目档案收集控制要点

　　摘 要：加强建设项目档案的管理工作是建设单位的一项重要工作，本文就如何将此项工作落实到位进行探讨，并就控制要点进行阐述。

　　关键词：档案收集,管理,控制

　　首先需要明确的是工程项目的第一责任主体是建设单位，而施工单位和监理单位等参建方是确保工程档案资料程序正常运行的重要关口，增强了参建人员的责任心,工程质量大大提高。每项建设项目从工程立项、勘察设计、项目招投标、主体施工、安装工程以及工程竣工验收等关键过程，其中逐渐形成的文件材料是一项细致的收集工作。而其中存在的问题是收集过程中资料的缺失、不完善、未设置专业建档人员等诸多因素。工程建设项目档案的建立对建设单位而言,如何将此项工作落实到位，本文简要阐述了以下几点：

　　1.资料的准确性

　　原材料、设备、分包单位资质、施工方案、分项、分部工程等要分别进行资料报验,原材料的规格、型号、材质是否符合设计和有关规定要求,设备是否按照订货合同进场,分包单位资质是否符合专业要求,设计方案是否合理,施工方案是否符合技术规范要求,分项、分部工程是否按照施工规范要求进行施工等等,要通过资料报验进行落实。发现个别分项工程资料报验与实际施工情况不符,即要求施工单位按照实际施工现状如实报验。监理工程师根据施工单位报验资料依据合同、规范、国家标准审核报验资料实际验收,确认是否准确。

　　2.资料的及时性

　　对预控资料的要求是:首先监理工程师必须严格控制,及时审批报验资料。如分包单位的资质、施工方案的实施,监理工程师必须及时审批。原材料使用前,进行材料报验或进行复检测试。设计变更、技术核定资料关系到建筑工程的真实性、合理性、建筑结构的安全性,应及时办理到位,尤其关键部位的施工技术资料及时办理更加显得重要。

　　3.资料的同步性

　　工程施工期间,要求技术资料的收集与施工进度同步,原材料、设备进场报验合格后,方可进行使用,避免不合格的材料、设备应用于工程、尤其隐蔽工程中,每一个分项、分部工程都有完整的技术资料,都要与该工程的进度同步,分项、分部工程交叉施工期间,不得因资料不同步影响后续工程的进行。

　　4.资料的完整性

　　工程技术资料是反映建筑工程的全过程的书面依据,参建各方在施工过程中应向建筑工程总包单位申报资料,排除建设单位指定的分包商。由总包单位向监理单位申报,无论分包单位、总包单位、还是指定分包单位都要根据档案资料要求,认真细致地提供报验工程资料,保证技术资料的完整。在分项、分部工程报验过程中,无论从程序上,还是顺序上,都必须严格细致、完整到位。工程施工期间,建设单位主动收集、整理、督促参建各方及时报验施工过程中产生的技术资料,把过程中的资料控制作为重要的环节去要求,根据技术资料的到位情况、报验情况,督查施工质量情况,协调现场工作,随时掌握施工进度、质量、费用三大控制的真实情况,保证工程的顺利进行。通常把施工过程中产生的技术资料分三大类,十六分类进行分册管理,要求施工单位把过程控制的技术资料如实地向监理项目部报验,经监理工程师审核验收后,交建设单位项目部随时收集整理。

　　5.施工过程中技术资料的过程控制

　　5.1顺序控制各分项、分部工程都要按照客观规律进行施工,资料报验必须按

　　照顺序进行。例如：钢筋混凝土工程包括钢筋工程、模板工程、混凝土工程,技术资料中不得出现合并报验、缺项报验。钢筋材料报验合格后,进行钢筋加工施工报验、模板安装报验、混凝土工程报验,按照顺序随分项、分部工程的施工把报验资料交监理工程师审批,审批后一式两份交建设单位项目部。顺序控制的目的在于随时按照工艺要求、施工程序收集工程技术资料,随时督查各分项、分部工程是否按照资料报验顺序规范施工,在工程质量管理中真正起到监督管理的作用。不论是材料、设备进场过程、施工过程,还是监理过程,每项工作都从技术资料入手,按照顺序报验签字验收,做到过程控制认真到位。

　　5.2程序控制施工过程中,工程技术资料应由总包单位负责向监理项目部报验,指定分包单位可直接向监理项目部报验,各分包单位的工程资料报验必须经总包单位签字盖章,由总包单位呈报监理项目部审核,交建设单位项目部收存,不得由分包单位直接报监理项目部,更不得直接报建设单位项目部,必须层层把关,各负其责,保持应有的连带关系。

　　5.3按照档案资料的归档要求进行资料管理建设单位工程项目部派专人管理资料,根据工程技术资料的分类进行分门别类的收集整理，属于施工过程中不必保存的一般性资料、常规性资料、竣工后永久性保存的归档技术资料等等关键资料。同时又按照建设单位下发、协调文件资料;监理单位监控文件资料;施工单位过程控制申报文件资料分类管理。根据档案资料要求,参建单位申报资料必须用碳素笔填写不得涂改,监理审批报验资料时,监理工程师必须签字盖监理个人资质名章和监理项目部公章。

　　5.4建设单位在施工过程中管理资料的作用建设单位及时掌握工程技术资料,宏观上可以全面、准确、及时地控制建筑工程,无论在进度、投资还是质量方面都会得到有效控制。微观上可以根据分项、分部工程施工工艺、技术规律、施工工序和施工顺序报验的资料核实与施工的真实性,是否符合资料报验要求,检查工程质量是否与资料一致,监理程序是否到位,资料是否严格把关。在当今建筑工程全方位监理的情况下,监理跟踪资料如监理月报、例会纪要、进度控制、监理通知等也要随时报建设单位项目部,这样要求可以促使监理工作更加到位,监理人员更加认真敬业,可以随时发现、及时处理施工过程中出现的疑难问题。高层建筑施工分包单位比较多,资料到位能够及时解决各种矛盾,保证建筑工程施工的顺利进行。因此,建设单位对技术资料及时收集整理,使之规范化、系统化,可以为竣工资料奠定良好的基础。

　　6.结束语

　　建设工程档案收集是建设项目管理中的薄弱环节,只有加强建设项目档案的管理工作,才能将工程档案工作收集好、整理好、保管好。

《浅谈建设工程项目档案收集控制要点》

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