谈大型企业生产建设中“科技档案”的作用

　　摘要：在日常工作中做好，做细，做到位。和技术人员联系去现场察看，亲自体验，这样可以增加档案人员工作的积极性和活力，使我们的工作更加生动而有意义。

　　关键词：科技档案是第一生产力,是企业的命脉

　　近年来，随着我国经济蒸蒸日上，科学技术日新月异，社会主义市场经济的不断发展和完善，精神文明和物质文明飞速发展，以及加入世贸组织带来更多的机遇与挑战，我们的国家将迈步走在世界的前列。在经济建设和发展的过程中，档案，作为一种财富，已被越来越多的人所认识，档案是人们劳动智慧的结晶，是各种实践活动的历史记录，同时也就是人们从事实践活动的必要条件。当今是科技信息时代，计算机的发展以及计算机被广泛应用在各行各业，对推动和促进档案现代化管理水平的提高起到积极作用。一批技术水平高，实用性较强的科技档案成果进入了生产领域，形成产品投放市场，在全国各级档案部门得到了广泛的应用，收到了显著的社会效益和经济效益，真正体现了“第一生产力的作用”。

　　昨天的资料就是今天的档案。为了获得第一手资料，科技档案的首要工作，就是在一定时间内，收集新建和大修后的工程，包括可行性研究、初步设计、施工设计、设计变更、建设、调查、研究、论证决策规划设计在内的所有的档案，在一定时间内都要收集齐全，完整归档。如新建的大工程项目，或旧的工程设施进行大修改造，从地上到地下，到空中，里里外外，上上下下，各种管线，管道纵横交错，星罗棋布，密如蛛网。如果只建设，不考虑竣工后的管理，维修、保养、不把科技档案资料，完整，准确地保存起来，一旦发生问题，就会遇到许多困难，拖延时间，手忙脚乱不算，会造成重复劳动和严重的浪费，反过来如果把科技档案完整及时准确，系统妥善地收集归档。进行科学管理，无论什么时候需要，随时都可以调阅，会大大提高工作效率，节省时间、降低消耗，及时阻止事故的蔓延和扩大，很快恢复生产，使生产按计划顺利进行。无数的事事证明，科学管理和充分利用档案，是搞好现代化生产建设必不可少的一项工作，也是从事科学技术研究的必要条件和基础。当今是数字化，信息化时代，我们当前所面临的问题是如何尽快使档案管理实现信息化，网络化、数字化。

　　更好的使档案服务如何利用现代科技更好地服务于生产，这是每个档案员首先必须思考，必须常思考的问题，这就要求我们每个档案员应尽其所能，拓宽视野，改进工作提高水平，力争高效率，高质量地为科技发展服务，相对机关，事业单位而言，企业保管的档案，尤其是科技档案利用率要高，为管理好数量宠大的工程图纸，企业档案部门应用计算机实行现代化管理迫在眉捷，这同样要求企业单位的领导也必须重视档案，以保证档案工作按现代化的方向顺利进行，另外档案人员应该积极参与大工程项目建设的全过程，以便收好，管好用好档案。其次作为档案管理人员还要进一步处理好基础工作和利用工作，正确处理开放利用和控制保密，少数人利用和多数人利用，一时利用和长远利用，手工管理和现代化管理，以及主动和被动，局部和整体等关系，努力使档案管理条理化，系统化、规范化。

　　要进一步强化档案的交果利用。为了降低消耗，节约资金，工艺技术更合理，设备能充分利用。档案的效果利用是必须放在重要性位置，不可忽视效果利用的重要性，效果利用不仅是档案的一个发展方向，而且是档案工作的一个窗口，乃至整个档案工作的出发点和最终目的。只有通过提供利用，档案的利用价值才能体现出来。首先通过利用效果可以反映出我们的科技人员在实践中真正把科技档案用到实处，发挥了科技档案的作用。统计出室藏档案的利用率，查全率，查准率，这是档案工作了解社会，面向社会，立足室藏做好开发利用工作的首要渠道。其次是通过利用效果所反映的典型实例，可以体现档案为经济科研再生产劳动等的作用。搞好宣传档案工作，体现档案价值，提高档案工作的知名度，和社会地位的生动教材。其次通过对某些利用频率的分析，可以使档案人员摸索档案利用的规律，掌握哪些档案的利用率高，哪些档案的利用率低，促进档案人员合理地优化馆藏结构，加强业务基础工作。

　　从很多的方面和情况看，档案利用效果登记工作，在档案室的工作中的地位是极其重要的。这是毫无疑问的。但是有些效果利用需档案人员和科技人员站在同一个高度认识到档案利用，效果登记工作的重要性。只有这样才能把效果利用工作重视起来。现在还存在着这样的现象，原因是没有完善的档案利用登记制度，满足于你查我找，认为能找到利用者所需要的材料，利用工作就算完成了。其次是虽然有利用登记，但不能详细填写，接待多少人次，提供多少卷数，对利用者的目的，利用后的效果心中无数，这种情况体现不出档案的利用价值。从而使原本就平凡档案工作更加没色彩，没有成果，使本来就默默无闻的工作更加平凡，成为被人遗忘的角落。所以我希望，我们大家一起把档案利用工作当作我们工作的必须的一部分，在日常工作中做好，做细，做到位。和技术人员联系可以去现场察看，亲自体验，这样可以增加档案人员工作的积极性和活力，使我们的工作更加生动而有意义。

　　要把档案工作做好，改变上述存在的现象。必须建立完善利用效果登记制度，制订详尽的登记内容，查阅时间，查阅人的学历及身份，查阅的目的、接待人次、提供卷次、利用后的效果，对利用者需要的材料，查到与否，都应悉数登记。对已查到所需材料，当时不能反映、详细利用效果的，要进行跟踪调查，档案材料在解决问题中所发挥的作用，产生的社会效益和经济效益，以体现档案的利用价值。应把详细填写利用效果登记纳入提供利用人员责任目标，作为年终考核工作的依据。提供利用人员应定期总结提供利用工作情况，摸索出带有规律性的东西，编研人员根据所提供的素材，选取最有说服力的典型实例。或编辑成册，或举办档案利用成果展览。以增强档案工作的宣传力度，扩大档案的影响面，使社会更加形象具体地了解档案和档案工作，增加档案的知名度，改变档案工作者默默无闻的状况。档案利用，只有通过利用者的吸收，消化和利用，才能使科技档案真正为生产服务，产生经济效益和社会效益，才能表现出档案的使用价值。

　　我们要实现档案的信息化，网络化、数字化、同时给档案人员指明一个方向，同样也是对档案员更好学习现代化的机会。

　　档案人员是档案知识服务的主体能动力量，也是智力资源载体，知识型人才是实现档案管理创新体系的核心，新型的档案管理体系要求档案人员必须是知识型高素质人材。又要求管理者能以新的方式，新的观念，全方位发掘，培养与选择档案人才，为档案事业发展提供智力支持。人的素质高，才能使档案管理工作高速度、高质量、高效益、更好地服务于生产。全身心的投入到科技档案中去，为经济建设和企业发展服务，加强科技档案的管理和利用，不仅促进了生产，减少费用，还节约了能耗。

　　回眸档案管理工作的不断发展，档案的内容形式，将实现无纸档案，档案数据库等方向发展，档案实体管理，信息开发等档案工作的新领域具有较强的社会性和一定全民性。因此要进一步提高全民档案意识，我们要通过档案宣教，可以增强和提高公民的档案素养，搞好政策，信息导向，保证档案事业健康发展。同时必要的档案意识和素养也是公民素质必不可少的一部分，今后要把宣教武器作为档案事业调控管理的战略重点，我们不但要在今天创造出一流的档案管理工作，而且要为明天档案事业发展造就适应的国民素质。营造出更加有利的人文环境，从而保证使档案管理工作能为企业的发展乃至国家的经济建设和发展做出更多、更大的贡献。

　　本文选自《中国信息化》。  《中国信息化》杂志由新闻出版总署正式批准、中华人民共和国工业和信息化部主管主办的一本国家批准创刊的唯一一份以关注工业化与信息化融合，推进信息化进程为使命的国家级信息化媒体国公开刊物。国际标准刊号：ISSN1672-5158，国内统一刊号：CN11-5119/TP。邮发代号82-898.
　　
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《谈大型企业生产建设中“科技档案”的作用》

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