ERP系统在施工企业会计核算的应用

来源：职称驿站所属分类：财会论文发布时间：2012-06-20 10:23:54浏览：次

　　摘要：本文通过施工企业在引入ERP信息管理系统前后的会计核算比较，提出了施工企业在采用ERP系统必须加强原始单据、数据流程的管理和控制，充分利用ERP的内部信息资源共享，可以促进施工加强项目成本过程控制、提高会计核算水平。
　　关键词：ERP，施工企业，会计核算
　　
　　前言
　　施工企业会计核算具有其特殊性，由于施工企业大多实行粗放经营，片面追求规模效益，加上施工企业本身具有分散的性质；横跨多个市场，在短时间内参与不同的工程领域；各施工项目部远离总部的异地进行生产活动；有复杂的物料采购，这些决定了它将比其他行业更加需要信息系统的支持。本文拟结合本公司ERP系统应用的现状，分析ERP系统在施工企业会计核算存在的问题以及ERP运行效果，为提高施工企业会计核算水平及加强成本管理提出个人建议。
　　一、施工企业会计核算存在的主要问题
　　（一）内部成本单据、数据资料周转缓慢、失真、失实。由于施工企业生产的流动性、施工生产的单件性和生产周期长、涉及面广，工程大部分不在会计核算机构所在地，多层次的分级会计核算的形式，成本单据、数据资料在工程项目部、分公司、总公司等流转传递，成本单据流转过程不畅，数据资料经多次传输失真失实。
　　（二）随意调节工程合同总收入、合同总成本。对“合同总收入”和“合同总成本”的估计主观随意性较大，人为调整收入或成本计划，对实现的利润额产生影响，若该调整没有充分的理由，如因结算调增或调减收入，造成了对当期利润的直接操纵，则对会计信息造成重大影响。
　　（三）“工程完工百分比”确认收入与成本随意性较大，用“完工百分比法”在资产负债表日确认合同收入和合同费用是执行建造合同准则的一个关键问题。为调节本期利润，少计或多计成本，如材料购进后就全部进工程成本，没有按实办理假退料，实现假的零库存，没按工程实际完成进度而按分包工程实际付款额暂估分包成本等现象，随意确认成本收入。
　　（四）会计核算结果不能及时反时、真实反映企业真实财务情况。会计人员不能真正参与过程管理，不能对工程成本进行有效地控制，事后给企业带来不利影响。
　　二、ERP在施工企业会计核算的运用
　　随着信息技术的快速发展，会计核算从手工发展到电算化，由部门核算发展到业务系统集成，成为企业级会计信息系统，如ERP系统集成。ERP作为现代企业的内部管理平台的一个重要特点是集成性，能够使业务和财务实现有效一体化，更加强调流程的顺畅简化和管理的追溯性，使会计核算对源头业务的有效控制。
　　（一）成本单据、数据资料全面、准确、及时动态，完全做到了数据共享。福建省工业设备安装有限公司ERP成功上线后，企业发生的每一项业务活动在ERP系统中进行详细记录，包括日期、金额、地点、参与人等相关的信息，数据采集由业务活动发生所在地一次进行，有权限登录ERP系统的管理者（包括企业领导、管理层及相关工作人员）可自行登录ERP系统，查询需要的各种信息，按照关联关系设置权限进行数据查询，这样既达到财务信息和业务信息一体化，又消除了数据重复报送、口径不一致的现象。同时，ERP系统通过对财务信息和业务信息的统一管理，让财务部门可以直接在系统上提取所需数据，实现了信息的实时性。如物料模块，从施工估料、材料询价报价、以及材料采购、入库收发领用分别由项目施工员、采购人员、仓管人员以及各级审批领导在按照相关权限操作、审批、数据维护，并集成财务会计凭证，使每一项工程材料在实物流转和材料成本数据流转做到一致，并可通过ERP系统对流转过程进行追溯。通过设定权限，可以对各种材料的品种、规格、单价、数量查询，归集，形成企业自有的成本基础资料，有利用成本分析和财务预算管理。
　　（二）正确估算工程合同收入、成本。在工程合同签订后，首先在ERP系统内建立一个WBS元素号码，并通过组织经营预算部门、施工管理部门、财务部门、成本管理部门对该工程的合同总收入、合同总成本、合同税金进行详细地测算、做出合同总收入、总成本预测表，经相关人员审核签字，再由专人维护到ERP中的WBS计划总成本、计划总收入，以后根据工程实际情况，当工程总收入、总成本确实发生变化时进行必要调整，所有调整在ERP系统中均留有历史记录，避免人为调节合同总收入、总成本。所有的工程成本、工程收入、税金均在这个WBS元素内核算，系统随时可以掌握成本收入计划和实际发生各项差额。
　　（三）及时准确地按照完工百分比确认收入。施工企业收入确认主要取决于工程成本及时、准确地入账。在ERP系统中，财务数据是各个部门集成的数据，许多成本数据由各个业务部门维护，自动生成会计凭证，使成本发生能够及时准确的入账，避免人员为调节利润而虚增虚减成本、故意提前或推迟列支成本。在工程施工中，材料成本、人力成本、分包成本这三项占到工程成本的70%—80%，甚至更多，而在ERP系统中，这三块成本数据的维护分别在物料部门、人力资源部、施工技术部门。比如分包成本的维护，首先工程项目施工人员按月审定分包工程完成工作量，经项目经理确认后报分公司施工管理部和经营管理部审批后，直接由施工管理部门进行分包成本系统维护，生成会计凭证，不必通过财务人员记账，保证了分包成本及时准确入账。
　　（四）参与过程管理。由于数据维护、录入分别由各部门日常业务中进行，系统自动产生会计凭证并记录到明细账和总账，改变了财务人员以往对各项业务单据编制凭证再手工输入系统，系统再进行汇总和分析的繁琐劳动。财务人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核，将时间集中在财务管理的工作内容中，为企业提供更多的决策依据。福建省工业设备安装有限公司2010年有26个下属分子公司，工程项目分布全国二十几个省，以及俄罗斯、新加坡、印度等国家，公司总部要求下属机构，次月3个工作日报出财务月报表，年报也在7个工作日内完成，做到会计核算数据的及时、准确，使会计资料能够实时地为企业管理决策提供依据。
　　三、ERP的管理系统在本公司应用的成效
　　福建省工业设备安装有限公司应用ERP的管理系统后，改变了过去项目工程成本信息从项目部到分公司，再到总公司，信息不透明、失真等现象，而现在每一个工程项目的进度和成本信息，甚至每个项目收款、付款明细都可以在总经理办公桌上的电脑内一览无遗。所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统，成本与收入的监控可贯穿到所有职能部门。ERP系统更给各层人员提供了丰富的报表分析，如计划和实际进度的对比，成本差异分析等，数据出现异常或有问题的项目能及时被发现并采取措施去纠正。在日常业务工作中，加强原始单据、数据流程的管理和控制，企业发生的每一项业务活动在ERP系统中进行详细记录，数据采集由业务活动发生所在地进行，使财务信息和业务信息一体化，消除了数据重复报送、口径不一致的现象，实现了数据信息的真实、准确、完整。
　　四、ERP在施工企业应用后的建议
　　（一）加强信息系统控制措施。信息系统的控制是企业为保证信息系统的安全性、可靠性、有效性和效率而采取的控制措施。业务系统与会计信息系统实现集成后，只有整个企业管理信息系统安全、有效、可靠地运行，会计信息的质量才能有保障。借助于ERP信息系统的支持，施工企业的数据处理活动大多由计算机自动完成。同以往相比，业务处理的形式和手段也发生了很大的变化，业务处理流程发生了相应的变化。如施工企业会计核算中的材料成本计价、设备折旧的计提、机械费用分摊、低值易耗品的摊销、人工工资的分配、项目成本预算及计划收入与计划成本比较计算、完工百分比收入均在系统中集成、自动计算并直接产生会计凭证过账。因此在建立业务处理环节的各项控制措施时，应考虑信息技术环境下施工企业业务处理过程的特点，按照内部控制设计的原则，针对各个业务处理环境设置相应的权限加以控制，同时应加强工程项目部、财务部门、材料设备部门、人力资源部门、经营预算部门、施工管理部门、以及公司总部等相关业务接口部门的管理和控制，做到各业务部数据维护的真实、准确、完整，确保会计信息质量。
　　（二）应用ERP管理系统对企业的内部控制评价。企业的内部控制是否健全有效，特别是对会计核算有何影响，需要做测试和评价。在实际日常工作中，由于种种原因，在评价内部控制时，往往注重对业务处理控制的测试和评价，忽视了对信息系统控制是否有效执行、是否健全的审查，从而导致由于信息系统的漏洞而有意无意地改变了信息系统中有关数据，这样就无法保障后续会计处理的会计信息质量。企业不仅要建立信息系统控制，还必须对所建立的各项控制进行测试和评价，特别是要对会计信息系统控制是否健全、有效做出评价，以便及时发现问题，及时纠正。
　　五、结束语
　　ERP信息系统集先进管理思想、理念于一身，将业务系统与会计核算系统紧密结合起来，实现数据资源共享、为及时分析企业运营状况、做出经营决策提供最快的信息。在施工企业会计核算中实施ERP系统，充分利用内部信息资源共享，对于提高企业会计核算水平、加强项目成本过程控制、降低项目材料成本、提高企业的市场核心竞争力具有重大意义。