省级期刊经济论文发表论如何加强对文件质量管理

　论文摘要：随着社会发展的变化和时代背景的变迁，以及法治社会的不断完善，现行的或即往的法律和法规等会被修订或废止，新的法律法规也会应运而生。这些都会对文件的效能产生一定的影响。同时由于体制的变化、超出适用期限等原因，已发文件也会不符实际或失效。

　　关键词：文秘工作,文件质量,控制原理,原则,方法

　　引言

　　本文以控制理论为指导，结合本职工作经验和相关事例分析，由文件的特点和效用以及文件质量的内涵入手，阐述了文件质量控制应当着重把握好的合法性、必要性、规范性、准确性和时效性五个主要原则。结合实际工作经验列举了文件质量中经常出现的问题表现，分析了其带来的负面效应及其产生的原因。根据问题表现及其原因，有针对性地论述了控制和提高文件质量的关键点和方法。

　　文件又称公文，是领导机关实施领导或传达撰文主体主要意图的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题、沟通和联络的重要手段。公文质量是一个部门或单位工作质量、工作效率、工作作风和工作水平的综合反映。质量低下的公文将严重影响公文的效能，甚至会失去公文的实际意义和法律效用。因此，采取有效措施，控制、提高和保证文件的质量具有十分重要的意义。

　　《国家行政机关公文处理办法》规定“公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”,可见公文质量是一个运动概念,它贯穿于公文处理的全过程,涉及到公文处理的各个环节。《国家行政机关公文处理办法》还规定“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全”。照此规定,公文质量应当是一个综合性概念,包括内容的准确性、安全性,行文的必要性和时效性等等,其核心是“高效”。

　　一、文件质量控制的原则

　　文件质量的控制是公文管理的重要环节。根据控制工作的原理，控制工作的第一步就是拟定标准，因此对文件质量的控制也应当首先确定一定的原则和标准。同时根据公文的特点和公文质量的一般要求，我认为，文件质量的控制应当着重把握好合法性、必要性、规范性、准确性和时效性这几个主要原则。

　　(一)合法性原则

　　“行政机关的公文(包括电报，下同)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”(注1)。同时，国家和部门、单位的规章也多以公文的形式(如：令、公告等)发布。因此，合法性也就成为衡量文件质量的根本原则，文件的拟写和审核都应该把合法性放在首要位置。《国家行政机关公文处理办法》明确规定“部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销”,而“公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力”,“对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。”可见,不符合国家公文处理有关规定公文质量要求的公文,是不具备法定或者特定效力的。而公文法定效力的产生和维持需要全面的公文质量管理来保障。

　　把握公文的合法性原则应当做到：

　　1.熟悉相关法律、法规、规章和制度

　　文件起草者应当首先树立依法行政的意识，熟悉相关法律、法规和规章，以及部门的相关规定，以法律为准绳，在根据实际情况有针对性地起草文件过程中，保证文件的内容和要求不与法律法规的要求相冲突或违背。

　　2.保持文件制定的连续性和承继性

　　随着社会发展的变化和时代背景的变迁，以及法治社会的不断完善，现行的或即往的法律和法规等会被修订或废止，新的法律法规也会应运而生。这些都会对文件的效能产生一定的影响。同时由于体制的变化、超出适用期限等原因，已发文件也会不符实际或失效。因此，对即往文件特别是部门规章和规范性文件进行及时清理、修订、废止或补充，便成为保持文件承继性的必然要求，这也是行政许可法的统一部署。其次，还要保持文件制定的连续性。即保持政策的连续性，使前后发出的文件之间不相互抵触或矛盾。

　　(二)必要性原则

　　文件的拟写都有预定的目的和作用，有的是为了规范某一类行为，有的是发布某一个部门规章，有的为商洽某一类业务或事项，有的为了答复请示或作出解释……这些也就决定了某一个文件制定的必要性。因此，应该坚持实事求是的原则，确定和把握文件制定的必要性。这也是我们在整顿文风过程中反复强调的原则，更是精简文件提高办文办事效率时首先判断的标准。一直以来，我们的一些同志养成了文牍主义的作风，凡事必以文字形式，因此造成了以文件贯彻文件、层层转发文件等一系列不必要文件的产生，且不说这些文件所引发的形式主义、效率低下的后果，仅就其最终形成的“文山”，也足以让人狠下决心坚决制止。因此我们在起草文件和公文审核过程中，应当尽量杜绝那些没有必要的文件的产生。

　　把握必要性原则的关键是：

　　1.树立正确的发文观

　　文件起草者和审核者都应该将“是否确需行文”作为起草和审核的第一标准，将那些可以通过电话回复、会议传达和便函回复的文件消减下来，对于那些内容空洞、无实际意义的文件做到坚决不发。

　　2.把握文件的目的性

　　一个有实际意义的文件应当准确把握上级机关的指示、意见和要求，完整、准确地体现发文机关的意图，实事求事，全面、准确地反映客观实际情况，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　(三)规范性原则

　　公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。正如我们通常所关注的，对公文质量的考核很多反映在直观的指标上，如：文件的外观格式是否符合要求，内容结构是否严谨，语言表述是否准确简炼、运转流程是否规范合理等等。其中不乏可以掌握的量化指标。因此我们可以从这些具体的直观指标入手，使文件形成、运转和效能规范化。具体表现在：1. 文件内容条理清楚，结构合理;文字精炼，篇幅尽量简短。

　　毛泽东在延安干部会上所作的《反对党八股》的讲演中列举了党八股的第一条罪状就是：“空话连篇，言之无物。”并指出，“我们有些同志欢喜写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又长又臭’”(注2)。可见此种文风历来已久，它的贻害也早已令人深恶痛绝。因此，文件起草者一定要认真学习和掌握公文写作的方法和要求，注重语言结构和艺术，斟字酌句，既不能长篇大论，空洞无物;也不能过于简短，表达不清;更不能“语言无味，像个瘪三”(注3)。

　　2. 行文方式规范合理，文件运转顺利流畅。

　　公文运转有其特定的要求和规范，《中国共产党公文处理办法》和《国家行政机关公文处理办法》都对行文规则作出了具体的要求和规定，这些都是长期工作的经验的积累和成果，每一项要求都是有针对性的。比如，《国家行政机关公文处理办法》第二十三条规定：“受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。”如果违反此规定，就有可能造成文件受理主体不清、相互扯皮、延误答复或是文件精神传达断节，执行贯彻不力等后果。

　　3.文件格式规范严整，体式统一，样式美观。

　　这是文件标准化的必不可少的标准之一，也是档案管理规范的前提。文件格式和体式的规范体现了文件的严肃性。假如一个文件漏洞百出，缺页、漏页，纸张大小参差不齐，字体不统一、字号大大小小，那何谈文件的严肃性呢?!因此，一个合格的文件首先应是一个外观合格的文件，这也就体现在格式规范、体式统一和样式美观上。

　　(四)准确性原则

　　文件作为指导和商洽工作、请示和答复问题、沟通和联络的重要手段，具有严肃性和权威性。这就需要在“准”字上下功夫。

　　1.内容上,文字表述及数字等使用准确

　　首先，文件内容文字表述应力求准确。用词规范，不能存在错字、别字;概念清楚，不能含糊其词、模棱两可，产生二义性;更不能前后矛盾，让人无所适从。如，法规性文件，应按照宪法和有关组织法的写法，准确使用“公布”、“发布”、“颁布”、“颁发”等用词。

　　其次，要正确使用人名、地名、数字、计量单位和标点符号等。数字的大小写使用应规范，计量单位要前后统一，标点符号的正确使用会有利于内容的准确表述。同时，文件的内容、格式等在一定程度上会起到典范的作用，正确使用数字、计量单位和标点符号等，不仅是文件自身的要求，也是对文字使用严肃性的具体体现。

　　2.格式上,尺寸、字号和字体等使用标准

　　规范体式本身就是公文在外在格式等方面的质量要求,也就是说国家行政机关公文的纸张、印制、各要素排列顺序和尺寸、字体、字号等标识规则应当符合《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9704-1999)，才能保证文件的规范、统一和严整。

　　(五)时效性原则

　　从档案学对档案保管期限的“短期”、“长期”、“永久”的分类不难看出，文件是有其使用和适用期限的，这也在一定程度上体现了文件的价值。同时，文件从草拟到归档的过程中都应当有时限要求，才能保证文件效能的有效实现。

　　1.责任和时限

　　办理公文应该做到“急事急办，特事特办”，如特急件必须在送达后4至6小时办结，急件要在8至16小时办结，一般件48小时完成。电报中特提件当日完成，特急件3日内完成，加急件5日内完成，平急件10日内完成(注4)。这些都要求我们要树立时效性的意识，明确责任，促进公文及时有效地执行和落实。以我在工作中的实事为例，在2001年针对地质灾害频繁发生而各地防治经验不足的情况，国土资源部与建设部共同起草和办理《关于加强地质灾害防治工作意见的通知》(后国务院办公厅以国办发〔2001〕35号转发)过程中，由于特事特办，从起草、协商、成文、上报到国办转发各地执行，前后只用了半个月的时间，对及时、到位地指导各地地质灾害防治工作起到了很好的作用。

　　2.督促和落实

　　不同效用的公文有其不同的适用范围和期限，加强公文办理的督促和落实，特别是对那些针对某一阶段集中出现的问题而制定的政策的落实，对需办理回复的文件，或者协商性公文的办理等，督促和落实显得尤为重要，这既是提高工作效率的要求，更是真正实现公文价值，达到公文效能的根本保证。

　　二、文件质量存在的主要问题和原因分析

　　文件质量存在的问题，会直接影响文件的效力和效率，影响部门和单位的形象，影响有关工作的顺利开展。而认清这些主要问题的表现及其造成的负面影响，剖析其出现的原因，有利于对症下药，采取有效的措施和方法，尽可能减少问题的出现和不良影响的产生，全面提高文件质量。

　　(一)文件质量中经常出现的问题表现及其负面效应

　　在从事公文处理工作的6年时间里，我在审核公文的过程中经常会遇到违背公文处理要求的问题和现象，并深切体会到这些问题而引发的后果和产生的负面效应。以下略作分类列举一二，并与大家共析。

　　1.文风方面

　　公文的文风直接关系到公文的效力，而文风存在的问题会大大削弱公文的效力。在实际工作所接触的公文中，教条主义、本本主义、形式主义、照抄照转的情况都有不同程度的反映。如有的大话、空话、套话连篇，一接触到实际问题又拿不出具体实际的解决办法;有的不针对行文对象和实际情况，照抄照传上级的通知内容;有的扯皮严重，不沟通，不协商，将责任推给对方或上级;有的(特别是对有不同意见的征求意见稿的回复)用词生硬，措词不讲究语气和方法。凡此种种都是文件办理中亟待解决的问题。 2.文件把关方面

　　一个部门或单位文件质量的好坏和各个环节的严格把关、严格要求密不可分。但在实际工作中往往会因把关不严出现很多低级错误，如有的文件中一页内有数处错别字，有的言语不同，或是产生歧义等等，这些都直接影响了文件的效力和严肃性。

　　3.文种使用方面

　　公文中每一种文种都有其丰富的内涵、特定的用途，而在实际应用中却常常出现张冠李戴、题不达意的现象。正确使用文种，就要对公文文种有一个清晰的认识，一般情况下我们所说的文种就是狭义的公文概念，即《国家行政机关公文处理办法》所确定的十三种文种。应当根据行文关系划分、适用范围和隶属关系把握和选择文种。

　　在实际应用中，很多人不求甚解，而把文种混淆。如：有的把“请示”和“报告”混为一谈，出现了“关于XXXX的请示报告”;岂不知，“请示”适用于向上级机关请示指示、批准，而上级机关应针对所请示事项给予“批复”或回复;“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告件是不需要回复的。由此可见，如果混淆了“报告”和“请示”，或在报告件中夹带请示事项，就有可能造成需要请求答复的问题得不到回复，延误公务的办理。

　　4.文件格式方面

　　主要有以下几方面的问题：一是纸张不规范，有的是A4，有的是B5，参差不齐，影响了公文的整体美;二是排版不规范，每页行数、字数不固定，多的可达32行，每行29个字;三是订口翻口留得补购，装订时有压正文现象;四是字体、字号不标准、不统一;五是未正确标注密级和紧急程度。这些除了设备的局限因素外，多是对文件体式规范要求重视不够，或是对格式要求不明确，业务不熟练等原因所致。

　　5.在行文规则方面

　　一是上行文不经直接上级机关而越级上报;二是文件不经秘书部门而直接呈送领导，这是形成公文“倒流”的主要原因;三是涉及某些重大问题的请示性公文，下级职能部门未经本级党委同意就直接报送给上级业务主管部门;四是主送机关、抄送机关不明确;五是将“请示”在上报上级机关的同时下发下级机关;六是文件发出后，有关阅读、办理的机关或部门之间自行横向传递;七是部门之间对同一问题未取得一致意见时各自行文，导致公文“撞车”、“打架”;八是向下级机关的重要行文没有抄送发文机关的直接上级机关。

　　公文的传递关系到公文处理的效率和效能。上述问题轻则造成时间延迟、效率降低，重则会造成文件丢失，甚至适得其反。如：公文横传，一方面表现出办公部门对公文的传递回催办理不利的问题，降低了公文的办理速度;另一方面是造成公文丢失的主要原因。而公文倒传，人为地造成了公文处理的时间延长，这必然影响行政效率。再如多头主送造成的后果就是，不知道公文由谁办理。尤其是在那些受多重领导的单位，往往出现这样的问题。要解决此类问题，必须规范发文单位的行文规范，正确确定和处理行文方式和行文关系，保证在有效的时间内办理完毕。

　　6.在文件起草方面

　　文件起草中除了用词、结构上的问题外，还有一个经常出现的问题，即不正确使用文件结构层次序数。根据要求，公文的结构层次序数应该依次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。这样一个看似简单的问题，而在公文审核时却遇到和修改得最多，这也从一个侧面反映了某些公文起草者的随意性和不严谨性。

　　(二)影响文件质量的因素

　　分析文件质量中存在的诸多问题，原因大致可以归结为两类，即主观因素和客观因素。

　　1.主观因素

　　(1)思想认识不足，重视程度不够。一些工作人员对公文质量的重要性认识不足，写作时自以为是、东拼西凑、应付差事，校对时马虎从事、只求数量不求质量，这样，公文质量不高就不可避免了。

　　(2)起草过程简单，缺乏必要的思考和斟酌。一篇好的公文是在认真思考、精心草拟、反复修改的基础上形成的。而现实情况是，一些拟稿人在接受任务后既不列提纲又不打草稿，而是自由发挥，草率而就;有的自我感觉良好，不善于主动请交别人，这些由“一家之言”和一孔之见形成的公文，自然不能与凝结集体智慧，经过反复揣摩提炼而成的佳作相比，其质量自然也就难以保证了。

　　(3)审核把关不严，助长了不良文风。公文文稿形成之后，一般要经过有关领导和部门层层把关、修改和审核。但在实际操作中，有的部门和领导或碍于面子，或限于水平，或忙于“要事”，常常对文稿审核不严，敷衍了事，使本应经研细改、反复推敲、分口把关的核稿制度形同虚设。这势必造成公文质量的低下。

　　2.客观因素

　　(1)部分领导业务不精，文秘人员、文件起草人员和审核人员素质不高，导致公文质量低下。有些领导是从基层提把起来的，有的是从其他部门调入的，在加上工作过于繁忙，因而对办公厅(室)工作过问甚少，更谈不上学习有关业务知识。在发文时，他们往往听信于其他发文机关的一面之词，不从文秘工作的实际出发，硬逼文秘人员按领导旨意办文，以致影响了公文质量。有些文秘人员从事办公厅(室)工作时间较短，对办公室工作不熟悉，特别是对公文处理方面的业务知识知之甚少;有的工作责任心不强，质量要求不高，在公文制作中常以一种得过且过的态度应付了事;有的对公文把关不严，不能善始善终地把好每一道关，致使公文出现了纰漏;有的长时间从事文字工作，产生了厌倦心理。同时写作水平不高，也限制了公文的质量。公文学是一门具有专门研究领域及其内在规律的独立的社会科学。文件起草和审核人员对公文写作知识知之不多或一知半解，对公文的特点、写作方法与技巧掌握不多，直接导致了公文质量低下。(2)办公和文印设备落后，制约了公文质量。随着现代化办公水平的不断提高，一些单位的办公和文印设备已经不能适应新的高效率的办公工作的要求，从客观上制约了文件质量的提高，特别是电子政务的推广和使用，对办公设备的要求也提出了更高的要求。因此，硬件设备的配置和改善也成为提高文件质量的一个不可或缺的条件。

　　三、控制和提高文件质量的方法

　　以合法性、必要性、规范性、准确性和时效性的原则为指导，针对文件质量存在的问题及其原因的分析，同时根据控制原理的关键控制点原理，我们不难制定出控制和提高文件质量的方法。具体说来就是要从软件和硬件两个方面加以保证。软件包括人员素质、制度建设等，硬件则是要从写作水平和设备上下功夫。通过有效的方法和措施，不断提高文件质量，逐步实现文件管理的制度化、规范化、科学化。

　　(一)制度化

　　1.建立健全各项规章制度。公文处理制度和有关国家标准不仅是公文质量的基本要求,也是检验公文质量的主要依据。各级行政机关都应当在严格遵守国家和上级机关公文处理规定的前提下，结合本机关的实际情况,制定更加具体完善的处理细则，建立制度约束机制和目标责任制，从制度上保障公文质量管理体系的运行。我所在国土资源部在此方面经验值得借鉴。如我们在严格执行《国家行政机关公文处理办法》的基础上，根据部机关的具体情况和要求，及时修订和出台了《国土资源部公文处理实施细则》，为公文处理规范化、制度化、科学化打下了良好的基础。后又根据工作中发现的具体问题，相继制定了《公文校对制度》、《打字员管理办法》、《印章管理规定》等;为规范内部文件公文格式，印制了统一公文稿纸和发文稿纸;印发了公文发文代字一览表、公文修改校对符号、常见错别字正误对照表等，力求使整个公文处理工作都纳入制度的轨道。实际经验证明，以上这些制度的制定和实施，对公文管理工作的有序、高效进行起到了积极的作用。

　　2.建立完善的岗位责任制和规范的岗位管理措施。岗位职责应包括各岗位在操作流程中所负责的工作内容、出现错误时承担的责任内容。按照不同的岗位,明确工作任务,赋予各岗位相应的职权和责任,建立相互配合、相互督促、相互制约的工作关系,对重要业务实行必要的责任分离。如对机要文件管理岗位的要求，既要从业务上提出要求，更应从责任心和保密工作方面加强考核;而文秘岗位除了熟悉公文处理的业务和要求外，还应具有较强的责任心和协调能力。同时，对玩忽职守、违反办文和办事程序、效率低下的工作失职者也应作出相应的处罚和惩戒规定。

　　(二)规范化

　　1.提高认识，加强培训，为文件质量的提高创造良好的氛围，做好充分的主观因素的准备。

　　(1)领导重视是公文质量提高的有力支持和保证。《国家行政机关公文处理办法》第6条对机关负责人即机关领导在公文处理工作中的职责作出了明确规定,一是要高度重视,二是要模范遵守有关公文处理的规定,三是要加强领导和检查。实际工作的经验也告诉我们，领导重视并带头执行公文管理的规定和要求，对于文件质量的提高起到了积极的推动作用。文秘工作者也要主动开展工作，争取领导的重视、关心和支持。

　　(2)加强培训，提高人员整体素质。首先应提高文秘人员素质。文秘人员在公文处理中不仅是执行者而且是把关者，在公文处理的许多环节都处于影响、制约和监控公文质量的地位，因此，文秘人员的素质包括思想认识水平、政策理论水平、文字表达能力、计算机和公文处理软件的应用能力以及工作态度、责任心等,都会对公文质量产生直接影响。所以,要确保公文质量,必须重视加强对文秘人员的教育培养，不断提高人员的素质。其次还应通过培训和指导等手段，开展公文展览、讲座等多种形式，不断提高机关人员整体写作水平。

　　2.从文件的产生、运转到发挥效能，坚持把好起草关、发文关、审核关、程序关、协调关和时效关。

　　(1)把好起草关。公文撰写质量是保证公文质量提高的前提和基础。公文在行政工作中的一个重要作用就是沟通。文件撰写质量主要取决于文件的文字质量和内容质量。要准确地表达公文的内容就要做到文字准确、精炼。这样才能缩短公文处理的时间，从而提高行政工作办理的效率。特别把好语言文字关。公文的语言文字表述如何,直接关系到个人文风和公文的质量,影响公文的贯彻执行。应以实事求是的科学态度和一丝不苟的负责精神,对公文进行逐段、逐句、逐字的推敲,努力降低文字差错率,增强语言表现力。在尊重并保持公文原意的前提下,敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理,淘汰那些与主题无关的内容和词句,删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料,加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻,使公文主题更加鲜明,语言更加精炼,篇幅更加简短,成为“精品”力作。

　　(2)把好发文关。就是按照合法性、必要性、规范性、准确性、时效性的原则，从工作需要出发,本着少而精的原则,把好发文的审核关。坚持不该发的公文坚决不发，对于不发的文件,要主动与拟稿部门联系,做必要的协调解释工作,讲明原因,并提出妥善处理的办法,以取得他们的理解和支持,共同做好控文、减文工作。同时要落实层层审核把关制度，保证公文质量,维护公文的严肃性、权威性和规范性。

　　(3)把好审核关。首先要把好格式审核关。就是按照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》,认真审核公文的规格样式及其组成要素。查看文种是否恰当,标题是否准确,发文机关和收文机关的关系处理得是否恰当,主送、抄送机关的范围是否合理,秘密等级、紧急程度、发文字号、附件等是否合适,特别是要查看有无党政不分、请示与报告连用或混用、一文数事、多头主送、越级行文、首尾缺项等问题。送达范围、主题词、抄送机关、印刷版记,都要符合国家的规定,防止漏项、错项或多项。通过审核,使公文保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式,从而增强公文的权威性和严肃性,使公文发挥应有的作用。其次要把好内容审核关。就是在公文处理工作中,认真审核公文内容,看是否符合党的路线、方针、政策;是否符合国家的法律、法规;是否符合全国、全省和本地工作大局与实际;提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行等。在审核中遇到有疑问的地方,特别是遇到涉及民族、宗教、干部人事、机构编制、财政开支、税收减免、群众切身利益等敏感问题,要及时与拟稿部门进行沟通和协调,弄清来龙去脉,取得一致意见,确保公文内容不出任何差错。(4)把好程序关。就是按程序办文,使公文运转的每一个环节都符合规定程序,这是公文处理工作必须把握的基本原则。应当做到：公文起草，要有令而动，有据可依;公文呈批，要层层把关，按级负责;联合行文，要协商一致，共同审签;公文办理，要逐级呈送，遵示而行。如果不按程序办文，不仅办不了、办不好，甚至会办出问题，延误时间，影响工作，给机关部门之间造成矛盾，影响团结。因此，在办文过程中，必须按规定程序操作，杜绝公文运转的错位和“倒流”现象，使公文处理工作更加规范有序。

　　(5)把好协调关。对文稿中涉及的问题，有不明确的地方或不同意见，要与有关部门会商，征求修改意见，必要时，可约请有关部门讨论商定。对于改动的地方，要返还拟稿人征求意见，避免错改，也是对拟稿人的尊重。修改时，应正确使用修改符号，以方便打印和校对人员工作。文秘人员应主动与拟稿人进行沟通协商，使拟稿人比较愉快地接受文秘人员的意见并修改文稿。

　　(6)把好时效关。就是坚持特件特办，急件急办，一般件抓紧办，在符合办文程序，保证办文质量的前提下，按时限要求完成公文处理任务。如果公文处理不及时，即使公文再好，也难以实现它应有的价值和功能。因此，办公部门快速高效地处理好每一份公文非常重要。要做到这一点，应从以下三个方面入手：一要加强预见性，做到了解情况全面，领会意图准确，这样才能把握工作的主动权，有条不紊，忙而不乱;二要有雷厉风行、埋头苦干的工作作风，始终保持良好的精神状态和旺盛的斗志，做到急事急办，特事特办，当日事当日毕;三要加强协调，主动配合，做到心往一处想，劲往一处使，同心协力做好工作。

　　(三)科学化

　　1.管理科学化

　　公文处理工作的科学化，就是公文处理工作要在合乎科学规律的前提下进行，能够运用科学手段对公文处理流程进行监控，以确保公文处理工作的及时、准确、安全、高效。要科学地监控公文处理的全过程，以调动公文处理过程中签收、审核、批办、交办、承办、催办、草拟、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等每一个环节责任人的质量意识，把好公文处理的质量关，就必须建立公文质量管理体系，用科学化的管理办法来全面保证公文的质量，从而促进公文处理工作的科学化。

　　2.加强信息化建设

　　随着科技进步，现代化办公技术的应用，特别是公文处理软件的开发应用和电子政务的推行，使现代公文处理的技术含量越来越高，公文处理的技术管理成为提高公文处理质量的一个必要内容。这也是一个需要不断探索和实践的领域。在现代化程度较高的文秘部门,还应当配备专门的公文处理技术管理人员，加强公文处理的技术管理以提高公文处理的效率。

　　四、结语

　　综上所述，公文是行政工作中的重要因素和工具，直接关系到行政效率的提高。正确认识提高文件质量的重要性和必要性，认清文件质量上存在的问题，采取有效措施不断提高文件质量，可以促进公文效能的实现，有效提高行政效率。

　　引文注释：

　　(注1)《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)2000年8月24日

　　(注2)毛泽东：《反对党八股》，《毛泽东文集》第三卷 133页

　　(注3)毛泽东：《反对党八股》，《毛泽东文集》第三卷 133页

　　(注4)《国土资源部公文处理实施细则》(国土资发[2001]3号)2001年1月3日

　　参考文献：

　　1.任玉忠：《新编办公室工作实务》 蓝天出版社 2003年12月第1版

　　2.全国干部培训教材编审指导委员会：《汉语语言文字基本知识读本》人民出版社2002年2月第1版

　　3.白向荣 王彬：《加强公文质量管理的几点体会》 《航天工业管理》1999年第3期第52页

　　4.徐会传：《依法规范公文格式 切实提高公文质量》 《秘书之友》2001年第10期 第32页

　　5.贾海修 张金松：《严把三个环节 规范公文处理》《秘书工作》2002年第10期 第41页

　　6.河南省南阳市委办公室：《把好公文审核关 提高公文处理规范化水平》《秘书工作》2002年第1期 第34页

　　7.尚立新：《公文处理工作秩序做到安全、准确、及时》《秘书工作》2002年第7期第34页

　　8.国办秘书一局：《秘书局业务工作手册》(2002年3月编)

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