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档案信息管理范文新型冠状病毒疫情档案专题数据库建设初探

职称驿站所属分类:信息管理论文发布时间:2020-12-01 08:46:12浏览:1

本文提出建立新型冠状病毒疫情档案专题数据库的设想,在明确现阶段新型冠状病毒疫情档案工作现状并阐明建立新型冠状病毒疫情档案专题数据库意义的基础上,进一步提出建立新型冠状病毒疫情档案专题数据库的相关策略,以期促进新型冠状病毒疫情档案的提供和利用并获得更好的社会效益。

  摘 要:本文提出建立新型冠状病毒疫情档案专题数据库的设想,在明确现阶段新型冠状病毒疫情档案工作现状并阐明建立新型冠状病毒疫情档案专题数据库意义的基础上,进一步提出建立新型冠状病毒疫情档案专题数据库的相关策略,以期促进新型冠状病毒疫情档案的提供和利用并获得更好的社会效益。

  关键词:新型冠状病毒疫情档案; 档案专题数据库; 专题数据库

  Abstract: This article puts forward the idea of establishing a special database for the COVID-19 epidemic archives. On the basis of clarifying the current status of the work of the COVID-19 epidemic archives and clarifying the significance of the establishment of the new COVID-19 epidemic archives thematic database, this paper proposes COVID-19 archives. Suggestions for construction to promote the provision and use of COVID-19 epidemic archives and obtain better social benefits.

  Keywords: COVID-19 epidemic archives; Archives thematic database; Thematic database

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  《档案》(双月刊)创刊于1985年,由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。本刊锐意创新,传递档案信息,扶持学术新秀,广纳百家直言,博采众说之长。

  本文通过建立疫情档案专题数据库,解决疫情档案由于其分散、成套性不強、深加工不足等特点带来的问题,为疫情档案的提供利用和今后解决类似突发公共安全事件和重大卫生事件产生的档案提供经验。

  1 现阶段新型冠状病毒疫情档案工作现状

  本文通过对全国(除台湾、香港特别行政区和澳门特别行政区)31个省级行政区档案局(馆)官方网站、官方微博和微信公众号(简称“两微一端”)进行调查,将现阶段疫情档案工作现状总结为两点。

  1.1 积极开展疫情档案的收集和征集工作

  全国多地档案局(馆)都在积极开展有关档案的收集工作。从各地档案局(馆)向社会征集疫情档案通知的发布渠道和发布时间可以看出,截至2020年5月5日,全国25个省级行政区的28家档案局和档案馆,自2020年2月中旬,陆续通过“两微一端”平台向社会发布档案信息的征集通知。2020年2月7日,国家档案局发布通知,要求对疫情防控期间产生的档案材料应收尽收、应归尽归。[1]辽宁省档案局通知表示,要求积极开展本地区疫情档案的收集指导工作,确保疫情防控档案收集工作顺利开展。[2]

  1.2 初步开展疫情档案的整理和归档工作

  在积极开展档案收集和征集工作的基础上,各地也开始了对疫情档案的整理和归档工作。辽宁省档案局明确疫情防控工作材料涉及的范围和类型,以及不同类型材料的保管期限。[3]云南省档案局发布通知,明确了19类归档材料的类型。[4]虽然部分档案局(馆)明确了疫情档案类型并制定了疫情档案保管期限表,但是对于疫情档案类型和保管期限的划分还不够细致。在对2003年“非典”疫情档案进行分类和整理过程中,有学者提出将这部分档案按照综合类、医疗救治类、疫情类和物资保障类等9种类型进行细分。[5]因此对归档类型无法正确划分的档案局(馆)可以参照此划分类型进行疫情档案的归档。

  2 建立新型冠状病毒疫情档案专题数据库的意义

  2.1 有利于为各学科科学研究提供系统依据

  目前,疫情档案保存还具有分散性。[6]这种分散的保存状况不利于基于大量数据开展研究。

  通过建立疫情档案专题数据库,将疫情档案汇集起来,可以完整地反映疫情防控期间我国政治、经济、科研和患者救治等各方面信息,同时为科研人员提供一个更具有系统性和多元性[7]的档案数据平台。

  2.2 有利于为突发事件的应对提供蓝本

  突发事件的处置具有政治性、突发性、系统性和探索性,[8]这种情形下,发挥档案的情报价值就显得尤为重要。疫情档案专题数据库的建立不仅使得一个范围内反映新型冠状病毒防治和处理的档案可以有效地集中在一起,还可以为其他国家在防治和应对新型冠状病毒的工作方面提供经验。并且,在未来遇到类似突发公共安全事件时,可以通过档案专题数据库中的档案信息获得相关处置方式,对突发事件做出处理。

  2.3 有利于充分地发挥档案的社会价值

  在疫情档案的征集和收集过程中,除了囊括大量的政府文件和救治方案,一些公众在社交媒体中产生的档案也被归入档案馆,因此它具有更高的社会价值。传统档案管理目录、指南或报道性检索工具,[9]无法适应用户及时有效地获取全面的档案信息的需求。疫情档案专题数据库向用户提供利用疫情档案的专门平台,可以满足这一需求,充分发挥疫情档案的参考价值和社会作用。

  3 新型冠状病毒疫情档案专题数据库建设策略

  3.1 明确建设目的与用户利用需求

  明确以为政府科学决策提供依据[10]的疫情档案专题数据库建设目的,有助于档案部门更好地开展疫情档案专题数据库相关工作。[11]档案部门在构建疫情档案专题数据库时需要了解用户的具体需求,通过线上调查和线下发放问卷的形式知晓用户对数据库使用习惯,以便为用户提供更加友好和高效的档案服务。

  3.2 开展档案专题数据库平台建设

  “新型冠状病毒疫情”档案专题数据库的建设实际上应该是国家层面的建设项目。构建一个国家统一的档案专题数据库平台是解决目前疫情档案整合困难和各地信息化建设水平存在差异等问题的有效方式。作为国家统一的档案专题数据库建设平台,其主导机关应该是国家机构,如国家档案局,因为只有这样才可以更加全面、多元视角看待档案专题数据库平台建设问题,提高其适用性。

  3.3 确保档案专题数据库信息安全

  疫情档案专题数据库上的档案信息主要是以电子形式存储于磁盘等介质上,但是由于外部环境和技术环境的影响,会存在介质老化以及技术落后等问题,从而间接地影响数据的可用性和可读性。因此,在疫情档案专题数据库的建设过程中,需要时刻注意档案信息的安全问题。首先,为保证档案信息的长期可读可用,除了在归档时保存形成档案的系统和相关设备并及时进行迁移、仿真或封装外,还需选择一种可以稳定存储档案信息的介质和载体。其次,疫情档案专题数据库的建设应当积极通过物理隔离和逻辑隔离的方式,在防止网络病毒侵袭的同时,可以最大限度地阻挡来自网络的恶意攻击。

  3.4 动态维护档案专题数据库信息

  疫情档案专题数据库中的内容需要不断地进行更新。并且疫情档案现在仍处于收集和整理阶段,其数量和范围还在不断增长和扩大,疫情档案这个整体还处于一个不稳定状态。所以,在构建疫情档案专题数据库时,在保证对现有疫情档案信息共享的前提下,还要不断更新和补充新的疫情档案信息,以保证疫情档案专题数据库中信息的完整,并通过档案信息组织的动态性以增强档案专题数据库的扩展性。在动态维护疫情档案专题数据库的过程中,档案部门应当根据实际情况选择实时或定期更新信息的方式,逐步完善其中的疫情档案信息,以获得最佳的开发利用效果。与此同时,档案部门可以通过对用户需求的分析和有关反馈,及时补充和完善疫情档案专题数据库中已有的档案信息内容,甚至档案部门可以进一步调整疫情档案信息的组织和开发利用方式,从而形成用户需求与档案信息之间的良性互动。

  3.5 制定檔案专题数据库建设标准

  在档案专题数据库建设中其标准仍然缺失。各地档案数据库在建设过程中存在差异,这使得各地档案数据库的逻辑结构不同,因而会进一步引起不同专题数据库之间转换困难、难以共享等问题。许多地方档案馆在建设过程中,并没有按照国家档案局所规定的有关标准和规范进行执行,各地在建设的过程中也没有进行及时的监督,使得很多档案信息及其数据库建设过程中存在不规范的问题。因此,在档案专题数据库建设标准制定的过程中,档案管理部门应当充分考虑到现今疫情档案专题数据库建设的实际情况,制定出合理并易于共享和利用的档案专题数据库建设模式和方法。其次,档案行政部门应当在数据库的建设过程中加强对有关工作的监督和指导,对于在建设过程中出现的问题应当及时进行纠正和调整。

  参考文献:

  [1]国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知[EB/OL].(2020-02-07)[2020-03-30].http://www.saac.gov.cn/daj/ tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

  [2]辽宁省积极做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作[EB/OL].(2020-02-13)[2020-03-30].http://www.lnsdaj.cn/gzdt/gzyw/202002/t20200213_3740294.html.

  [3]辽宁省档案局关于做好全省新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知[EB/OL].(2020-02-13)[2020-03-30].http://www.lnsdaj.cn/gzdt/tzgg/ 202002/t20200214_3741108.html.

  [4]云南省档案局关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知[EB/OL].(2020-02-13)[2020-03-30].http://www.ynda.yn.gov.cn/ tzgg/202002/t20200213_921546.html.

  [5]赵静萍.“非典”档案的建立[C].吉林省预防医学会.吉林省预防医学会学术年会论文集.吉林省预防医学会:吉林省预防医学会,2004:147-148.

  [6]蔡盈芳.从新冠肺炎疫情档案工作看重大疫情档案的“管”与“用”[EB/OL].(2020-03-12)[2020-03-30].https://mp.weixin.qq.com/s/b0ybKIWHRRgxwpYYzJoMfA.

  [7]孙逊.对档案专题数据库建设的思考[J].档案管理,2009(03): 23-24.

  [8]高莉,沈耀东.突发事件档案工作的特点和要求——从非典档案工作谈起[J].中国档案,2003(10): 40-41.

  [9]霍夏.数字档案专题数据库建设质量控制研究[C].中国航空学会管理科学分会.2012年中国航空学会管理科学分会学术交流会论文集.中国航空学会管理科学分会:中国航空学会,2012:506-511.

  [10]齐晓晓.突发事件档案的收集与管理[D].郑州大学,2014.

  [11]孙瑾,郭彦军.档案专题数据库建设热的冷思考——构建基于质量控制理论的档案专题数据库建设流程[J].档案学通讯,2012(05): 67-70.

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