在办公自动化环境下的文书档案管理

　　摘要：地质单位文书档案是单位在制度建设、部署工作、人事任免、机构调整等生产、管理活动中产生的成果档案，是地质单位开展工作中不可缺少的重要参考依据。本文就办公自动化的环境下文书档案的管理进行了研究。

　　关键词：办公自动化,文书,档案管理,地质

　　地质矿产局在办公自动化的环境中，文书档案的归档管理工作分为电子文件的归档与纸质文件的归档两个部份，这就要求文书档案的管理工作必须贯穿文件的产生、流转、处理、归档的全过程。在一定程度上，办公自动化对文书档案管理工作提出了更高的要求。

　　一、文书档案应用办公自动化管理的优势

　　1.1办公效率大幅提高

　　计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。

　　1.2实现信息资源的充分交流与共享

　　运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。

　　1.3提高文件传递的速度和安全性

　　日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

　　二、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题

　　办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题，主要表现为以下四个方面。

　　2.1管理制度不健全、设备落后

　　虽然各个文书档案部门都制定了相关的档案管理制度，但仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值;二是保管制度不健全、基本设施不完善，造成档案的损毁和遗失档案现象屡屡发生;三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值，而有的档案却莫名流失。此外，不少地质科研部门只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对文书档案的管理重视不够，文书档案的基础设施落后，设备设施陈旧。

　　2.2电子化的档案文件保密性受限制

　　与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外，由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。

　　2.3电子化的档案文件对管理人员要求高

　　随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面，如果仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员不仅具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的知识层次和先进的管理水平。然而，当前许多档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才。这样，导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。

　　2.4信息化水平低

　　随着计算机和网络技术的引入，文书档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而不少文书档案管理信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，严重影响了地质科研档案查找利用的效率，大大降低了档案的利用价值。

　　三、针对文书档案管理中存在问题的应对措施

　　3. 1提高单位管理人员对文书档案管理的认识

　　认识转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极有效的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高单位员工尤其是领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识，一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化;另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高单位文书档案管理工作的地位与影响。

　　3.2做好档案工作与文书工作之间的衔接

　　由于文书工作质量的好坏对于档案管理工作质量的好坏将会产生直接的影响。因此，在实际工作中，如果不能保证高质量的文书工作，就无法实现科学有效的档案管理。这就需要切实做好档案工作和文书工作之间的衔接。单位中的文书人员一定要具备较强的档案意识，做好对文书材料的归档工作，并且在文书处理的过程中，要力求实现档案和文书工作一体化运行。

　　3.3提高档案员的专业素质和工作能力

　　科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的、更高的要求，档案干部要自觉学习新知识、新业务、坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务.

　　四、加强文书档案保密与利用工作

　　4.1 文书档案管理人员的职责

　　文书档案管理人员的职责是要维护档案资料的完整与安全。贯彻落实《保密法》和《关于开展涉密地质资料清理工作的通知》的精神，这既是文书档案管理人员基本要求，也是文书档案工作当前主要任务。对于地质科技资料不仅要做到不坏、不丢、不散、不乱，还要保证地质资料实体安全和文书档案资料的安全。

　　4.2正确处理的文书档案保密与利用的关系

　　日常工作中，文书档案管理人员十分重视文书档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，文书档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批文书档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的文书档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成文书档案浪费;不能有效地利用文书档案，失去文书档案的价值。

　　五、对文书档案管理工作的建议

　　建立电子文档信息一体的管理系统。在档案现代化管理迈向数字化、信息化的今天，依托信息网，建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统。使归档文件的真实性、完整性、有效性以及鉴定、编目、著录等在文件生成和处理阶段进行和控制。提升档案管理人员全面素质，坚持可持续发展。面对新时代全新管理理念，面对信息化快速发展的逼人形势，面对行业的需求，档案管理工作者要具备比较宽广学科知识，具有对文件信息进行二三次开发能力，具有较高的组织、管理能力;要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力。运用现代化手段快捷便利地提供服务，满足利用者的目的。加强档案资源的开发和利用，要突破习性思维，把握规律性，实现理论创新，服务创新，管理创新，做好档案工作，从而促进档案事业持续、健康、快速发展，努力开创地勘单位档案工作的新局面。

　　总结

　　文书档案管理者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，文书档案管理工作才能跟上时代的步伐，才能在地质调查、矿产勘探、探测试验、专题研究等生产技术活动中发挥更大的作用。

　　参考文献

　　[1]郭伟.有关文书档案工作的若干思考[J].西部探矿工程,2009

　　[2]李金莲.对现代化文书档案管理的思考[J].新西部(下半月),2009

　　[3]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风,2010

《在办公自动化环境下的文书档案管理》

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