如何做好干部人事档案的收集、整理工作

来源：职称驿站所属分类：人力资源论文发布时间：2012-07-27 09:58:13浏览：次

　　摘要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。准确、齐全、完整的人事档案能历史全面的记载一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案对人才资源开发起着重要作用。
　　关键词：人事档案；档案收集；档案整理
　　在日常工作中做好人事档案的收集、整理工作尤为重要。它是干部职称、职务变动的重要依据。作为档案管理人员要做好以下工作。
　　一、干部人事档案的收集
　　（一）、充分认识干部档案收集工作的重要意义。
　　1、干部档案是考察和了解干部的重要依据；2、干部档案是维护干部合法权益的可靠凭证；3、
　　干部档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用；4、干部档案是研究组织工作规律的重要资料；5、干部档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。为此干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息。这些制度和机制是我们在档案工作中必须建立健全的，也是我们做好档案材料收集归档工作的基础保证。
　　（二）、干部人事档案材料收集归档工作的具体要求。
　　1、完整。一是要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能
　　够完整反映干部的基本面貌。二是收集到的每份档案材料要齐全。三是收集归档的材料数量要适当。2、真实。“真实”是指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。3、及时。“及时”是指在各项工作过程中，要有时间观念，随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。4、规范。“规范”是指要保证档案材料收集归档工作质量。总体来说，干部人事档案管理部门必须严格审查归档材料。重点审查的内容是：审核材料是否应归入干部档案；材料是否属于某一立卷对象；材料是否齐全完整；材料信息是否真实准确；材料是否填写规范、手续是否完备。
　　（三）、做好档案收集归档工作的具体措施
　　1、学习宣传档案工作法律法规，强化依法归档意识。2、把握材料形成规律，掌握收集归档
　　工作主动权。3、围绕中心工作和重点任务，确保重要档案材料及时归档。4、健全工作机制，促进日常收集归档工作的规范化。5、严格工作纪律，维护干部人事档案材料收集归档工作的严肃性。
　　二、干部人事档案工作的整理
　　（一）了解干部人事档案整理的基本概念和意义
　　干部人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。完整准确的干部人事档案一是有利于干部人事档案材料的保管和保护。二是方便干部人事档案的利用。
　　（二）、干部人事档案整理的方法步骤
　　整理的第一个环节是鉴别。具体来说，鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。鉴别完后就是对档案进行整理。主要包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤。
　　1、分类。按照《干部档案工作条例》的规定要求，对干部人事档案根据其内容特征分为十大类。这十类分别是：第一类：履历材料。第二类：自传材料、报告个人有关事项的材料：包括自传和属于自传性质的材料。第三类：考察、考核、鉴定材料、审计材料：包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。第四类：学历学位材料、任职资格和职称评审材料、科研材料、培训材料：包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。第五类：政审材料、更改一些认定时间等材料：包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。第六类：党、团组织建设工作中形成的材料：包括干部参加党、团组织的有关材料。第七类：表彰奖励材料：包括对干部给予奖励或表彰的材料。第八类：涉及违纪材料。第九类：招录、聘用材料、任免、调动、军队授衔转业、退离、辞职、工资、出国、各类代表会材料:包括干部职务变化、工资待遇、出国等材料，以及各种代表会议的代表登记表等材料。第十类：健康检查和处理工伤事故材料、治丧材料、干部人事档案报送、审核工作材料、其它材料：包括录用体检表、慢性病、致残等体检表，工伤诊断书等，干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。
　　2、排序。排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序主要有两种方法。第一种：按材料形成的时间排序。适用于干部人事档案的一、二、三、四、七、九、十类材料。第二种：按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。适用于干部人事档案的五、六、八类材料。
　　3、编目。编目的具体要求是：第一，档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。第二，每类目录应首先注明材料类号和类别名称。第三，“类号”下再一次填写排列顺序号。第四，“材料名称”根据材料题目填写。第五，“材料形成时间”填写材料落款时间。第六，“页数”填写材料的页数。第七，“备注”填写需要说明的情况。第八。书写目录是，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
　　4、技术加工。具体要求是：第一，对纸张破损或字迹材料不符合要求是档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。第二，幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。第三，幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。第四，档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。第五，为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料再整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
　　5、装订。装订档案时，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观、不掉页、不压字、不损坏文件，方便阅读。