浅谈档案工程建设

来源：职称驿站所属分类：信息管理论文发布时间：2012-06-11 09:33:21浏览：次

　　摘要：文章阐述了工程档案在工程建设中的作用，对如何做好工程建设中工程档案工作提出具体要求。以规范工程建设中档案资料的管理工作，建立完整、准确的工程档案。
　　关键词：工程档案；电子文档；工程建设
　　本文在总结实践经验的基础上，就工程档案在工程建设中的重要性谈几点认识。
　　1、工程档案在城市、交通、港口等建设中的重要性工程档案是这样定义的：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。它包括设计图纸、科技档案、文书档案、声像档案等等。工程档案能真实、准确地反映工程建设活动和其实际状况，可以为改、扩建项目、城市规范建设、港口建设、科学技术研究等活动提供参考依据。
　　(1)工程档案为维护企业的合法权益服务
　　改革开放以来，城市建设发展很快，企业生产经营等逐步进入到法制轨道上来，企业形成的工程档案在工程建设中愈发重要。在企业活动中，总是以证据说话，所谓“空口无凭，立字为证”。例如，几年前天津港研院承担的某港口变电站检测项目，在工程出现沉降问题后，业主要求施工、检测单位查找原因，通过调取原项目档案，查阅当时工程原始资料，找出问题所在，排除了天津港研院的责任，维护了企业名誉，挽回了经济损失。如果没有工程档案，或者工程档案不准确、不完整，对工程档案不充分利用，那么企业将蒙受巨大的损失。事实证明，工程档案在城市基础建设中所发挥的作用是巨大的、多方面的。
　　(2)工程档案是进行城市、交通规划等工作的基础
　　城市、交通规划建设是根据城市的现状、条件和基础、特色等动态变化因素，进行全面地、综合地、科学地、长远地预测和设想，通过论证，编制规划方案后付诸实施。假如没有工程档案，特别是没有勘察工程的档案作为依据，城市规划将无从下手。
　　(3)工程档案是积累企业建设经验，进行企业建设技术储备的手段工程档案是企业在港口、道路、桥梁等城市活动的产物，城市建设活动的成果主要是两个方面：一是工程实体，二是工程档案。工程档案就是企业生产、经营成果的直接记录和实际反映，它真实地记述了企业生产活动的过程和成果，记载了工程科技人员的工程技术、工程经验。工程档案作为企业建设成果的直接载体成为积累、储备工程技术和工程经验的工具和手段。
　　(4)工程档案是港口、城市、交通建筑物维修、改建、扩建的依据，是提高企业经济效益的最佳途径。如在码头升级改造设计的前期检测工作中，需要调阅码头原始设计及勘察测量档案，了解码头竣工时原始观测点的高程值、坐标值及码头历年的修复资料，若由于历史原因及码头主管单位变迁等造成档案无从查找、档案遗失或未保存完整档案。势必影响对码头变形的分析判断，进而影响对码头现状作出正确的检测评估结论。因此只有以工程档案为依据。才能进行科学的城市、交通建设和管理。克服盲目性。工程档案还可以转化为生产力，是国家的重要技术。通过利用服务可转化为物化劳动，直接创造物质财富，这在工程建设中是不可忽视的经济资源。合理利用工程档案，就可以对拟建工程进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分利用工程经费，为国家、企业节约大量的资金、人力、物力，促进城市建设的发展。没有工程档案，各项工程建设就会造成混乱，维护、改建、扩建等就难以进行，因此工程档案是港口、城市及交通建筑、维护、改建、扩建的基础和重要依据。
　　2、做好工程档案管理工作。保证档案的完整性和准确性
　　(1)建立健全规章制度是做好工程档案工作的重要保障建立健全一套合理的工程档案工作规章制度，是一项原则性、科学性、系统性较强的工作，同时也是工程档案质量的重要保障。“没有规矩，就不成方圆”，只有健全的规章制度，才能使工程档案的收集工作有章可循，才能按照统一的规范协调一致地发展。工程项目开工之前，应在工程部门建立档案责任制，明确收集、整理、移交所主办的工程档案材料的职责，并按规定管理工程档案，确保档案既符合工作进程，又符合档案管理工作要求。
　　(2)坚持工程档案工作与工程建设同步进行
　　工程档案是随着工程建设的发展逐步形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确、系统就已经是客观存在的了，要保证这种客观性，就要在工程的提出、论证初始时，对工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案工作规律，坚持档案与工程建设同步进行，使应归档的文件材料及时归档，工作中还应该注意以下几点：
　　①要确保各项记录的真实性
　　真实性是做好工程项目技术资料的灵魂，不真实的资料会将人们引入误区，坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法。如混凝土、砂浆强度是采用抽样方法进行抽取试块检验评定的，取样的科学性和真实性非常重要，绝对不允许对制作试块的样料“专门加工”，否则，一旦工程出了质量问题，不仅不能作为原始技术资料使用，反而造成工程技术资料混乱，以致对工程误判。所以，在工程过程中要始终根据技术标准及要求，真实填写各种记录，保证与工程同步，确保各种技术数据真实。
　　②要确保各项记录的有效性和完整性工程施工过程中形成的各项原始记录要及时收集，发现签字、盖章不全的记录要及时找相关人员、部门签字、盖章，保证各项记录的有效性和完整性。将收集到的资料及时分类，切忌拖拉积压，做到收集速度快，工程资料齐全，质量高，尽力避免试验记录等原始材料的散失。还要注意影像资料的搜集与整理工作，保证影像资料能够真实、客观地反映现场施工的质量情况。只有注重对每一个细节产生的文字影像记录的严格要求，才能真正确保各项记录的有效性和完整性。
　　(3)加强电子文档管理，确保其数据安全
　　工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。工程电子文件是工程档案的一部分。为加强工程电子文件的归档与管理，保障文件的安全保管与有效开发利用，在工程电子文件的形成过程中，应按照各类电子文件的通用格式吩拄行编辑整理。对电子版文件和记录的管理要采取积极的安全防范措施，有效地保证工程电子文件的真实性、安全性、可靠性。
　　(4)与工程技术人员的配合是做好工程档案工作的基础阁工程档案贯穿于工程的全过程，工程技术人员对工程项目的情况最了解，大量的档案资料产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。一组完整、准确、系统的档案，是各参建单位共同努力的结果。档案管理人员应经常深入现场进行及时的指导，宣传档案工作在工程建设中的重要作用，在日常工作中有意识地做好工程档案材料的收集，确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。档案人员与工程技术人员通力合作，来共同做好工程的档案工作。
　　(5)加强工程档案人员的教育培训及各项目活动的参与率。各种有关工程方面的教育培训、工程会议、资料检查等活动档案人员都要参与，否则无法了解档案资料的准确、完整、系统性。
　　
　　结束语
　　坚持档案工作与工程建设同步进行，健全对档案的负责制，谁形成谁立卷，档案人员严格把关。加强电子文档管理，做好工程档案管理工作，保证工程档案的完整性和准确性。档案工作是一项长期持之以恒的工作，加强工程档案工作是为了规范管理，同时也是防患于未然。它所涉及的专业知识信息量大、范围广、工作量大，这要求工程技术人员不仅懂工程建设技术，也要了解一些档案知识，在今后利用档案过程中，真正地体现工程档案在工程建设中的重要性。
　　随着我国港口建设不断满足参与经济全球化的要求，满足国家实施重大区域发展的需要，工程档案将贯彻于港口建设中的设计、施工、监理、改建、扩建、运营、维护等各个环节，将为提高港口工程的管理水平，发挥出不可替代的巨大作用。